Automação de processos: vantagens a obter e erros a evitar

A automação de processos é um acelerador do desenvolvimento de software, tanto “on premises” como na “cloud”. As empresas dos mais diversos sectores e dimensões estão a aderir e a aplicar os conceitos de  automação em múltiplas áreas do negócio. As vantagens são muitas, mas apenas o recurso a especialistas evita a repetição de erros do passado. 

As empresas estão gradualmente a adoptar a automação com resultados palpáveis quer ao nível das receitas e da rentabilidade, como refere um estudo recente da CapGemini, mas também em matéria de alteração dos modelos de negócio. Além disso, a experiência do consumidor sai beneficiada. 

A automação contínua a amadurecer para permitir às empresas, que ainda assentam no modelo on premises, disponibilizar infra-estruturas e entregar aplicações como se fossem nativas na cloud. Isto permite melhorar a agilidade do negócio, libertar recursos e aumentar a capacidade de inovar, diz a mesma consultora. 

Na prática é simples entender os benefícios. A Gartner prevê que, em 2024, aproximadamente 70% do trabalho de rotina dos gestores estará totalmente automatizado, alterando por consequência quer o papel do gestor quer dos trabalhadores, que se poderão focar em tarefas de maior valia. 

Como muitas outras áreas das TI, também a automação de processos beneficiou da aceleração da transformação digital das empresas, motivada pelas contingências da pandemia COVID-19.

As ferramentas de automação permitem eliminar tarefas manuais, que consomem muito tempo, alterando configurações ou implementando novas políticas, nomeadamente: 

• Reduzir as horas necessárias para concluir tarefas operacionais, repetitivas;
• Diminuir o erro humano que pode provocar danos significativos;
• Melhorar o desempenho e o tempo de resposta;
• Aumentar o rigor e a qualidade;
• Determinar que aplicações estão a funcionar correcta ou incorrectamente;
• Aumentar a segurança pela redução de vulnerabilidades. 

Mas, a implementação da automação deve ser feita gradualmente, caso contrário, podemos apenas acelerar a multiplicação de erros ou de problemas. 

Com o aval dos líderes de topo da empresa – sem o qual nada se consegue melhorar – e o envolvimento das equipas de gestão directamente envolvidas, as equipas de TI devem perguntar-se quais são os processos, elementos e localizações que mais beneficiam com a automação. A saber:

• Quais são as tarefas de maior valor e consumidoras de tempo nas operações correntes?
• Que processos podem ser automatizados rapidamente, tendo em conta as ferramentas disponíveis?

As ferramentas de automação devem permitir às equipas de TI compreender melhor e resolver erros, gerir a qualidade do serviço ou o planeamento de tarefas. Para isso é necessário: 

• Identificar e priorizar as oportunidades de automação;
• Mapear os sistemas legacy e fontes de dados;
• Perceber como retirar valor do investimento na tecnologia e nos esforços de automação;
• Inspirar os colaboradores a envolver-se na mudança e nas novas oportunidades apresentadas pela automação. 

Sendo um paradigma relativamente recente no que diz respeito ao trabalho desenvolvido pelas equipas de TI em colaboração com as pessoas do negócio, já existe experiência suficiente no mercado para se poder falar nos erros de automação a evitar. Os benefícios são óbvios:

• Redução ou eliminação de tarefas repetitivas e sem valor acrescentado;
• Aumento da eficiência;
• Poupança de tempo e dinheiro;
• Melhoria da qualidade do trabalho;
• Aumento dos resultados financeiros das empresas.

Seja através da utilização dos mais avançados sistemas de Robotic Process Automation (RPA) para mapear processos de negócio, passando por low-code e BPM, DevOps, automação da cloud ou gestão de serviços IT (ITSM), tudo apresenta desafios.

Os consultores especializados estão cientes destas experiências anteriores, pelo que podem ajudar a que tudo corra de feição.  

A sua organização deve ter atenção para não saltar algumas etapas essenciais: 

• Definir uma estratégia de automação. Tem de existir um plano, uma estratégia e respectivas metas a atingir, para o desenvolvimento da automação, para evitar que as operações saiam de controlo por falta de visão ou controlo de gestão. Pensar grande, mas dar pequenos passos incrementais, é recomendável. 
• Criar casos de uso fortes. Antes de avançar para a tecnologia de automação, as empresas devem compreender quais são os custos totais bem como os benefícios que se podem recolher, para calcular um Retorno do Investimento (ROI) preciso. Não se pode perder demasiado tempo com um processo secundário descurando a estratégia de automação pré-definida. 
• Automatizar gradualmente. O processo deve ser gradual, automatizar tudo de uma vez pode – e vai – correr mal. É importante envolver early adopters e criar casos de uso específicos para poder depois divulgar internamente os resultados atingidos. 
• Não ter pressa de chegar ao RPA. Os benefícios do RPA podem ser substanciais, mas não se deve saltar para essa tecnologia antes de compreender bem como implementar a automação. Antes de avançar é preciso compreender o processo que o software RPA irá desempenhar. Estas ferramentas podem ser poderosas se implementadas correctamente, mas será extremamente frustrante e caro de implementar caso os processos não estejam completamente definidos. 
• Perceber que a automação não significa que qualquer um pode automatizar. Nem todos os utilizadores de negócio podem automatizar processos. A automação, como qualquer outro desenvolvimento se software, precisa de testing, quality assurance, controlo de produção. O utilizador final não deverá à partida criar as suas próprias automações, uma vez que poderá entrar em conflito com outras automações e sistemas. 
• Não ter pressa de utilizar DevOps. As empresas devem resistir à tentação de saltar rapidamente para as DevOps, pois será fácil criar ramos adicionais no código ou nos ambientes na cloud, na ausência de controlo específico ou de um processo para a criação de ramos. É importante que todas as equipas utilizem as mesmas ferramentas, caso contrário é extremamente difícil controlar, padronizar e reutilizar. 
• Envolver os utilizadores finais. Antes de automatizar considere o impacto que terá nas pessoas mais afectadas pela mudança. Pode haver processos a funcionar lindamente que não precisem ser automatizados e cuja automatização só viria a causar problemas. O envolvimento dos utilizadores finais é fundamental para assegurar que as iniciativas de automação têm impacto positivo na experiência, na eficiência operacional e, naturalmente, nos custos. 
• Ir além da tecnologia. O princípio «pessoas, processos e tecnologia» também se aplica à automação. Além da tecnologia, é preciso ter em conta as pessoas e os processos. Os processos implicam medir a maturidade da organização em matéria de ferramentas, cultura, automação e talento. Trabalhar com as pessoas é crucial para construir a cultura de automação correcta, equipando-as com competências e conhecimento para trabalhar num novo ambiente. 

A UnikSystem está disponível para ajudar as empresas em todo este processo de transformação digital com toda a experiência acumulada ao longo do tempo. A UnikSystem disponibiliza soluções que permitem o processamento de fontes de informação não-estruturadas com velocidade e total qualidade, com casos de uso em indústrias reguladas como a Banca, Seguros e o Tribunal de Contas.

Pode começar por exemplo pela interacção em formulários móveis ou da web, caixas de entrada de correio electrónico, serviços Web ou outros aplicativos através de interfaces (API), com suporte de gestão de níveis de serviço (SLA) e notificações em tempo real.  Disponibiliza ainda, em tempo real, a análise e os KPI para que os utilizadores os possam consultar em qualquer lugar ou dispositivo, podendo deste modo tomar decisões conscientes e gerir a informação do negócio com rigor.

A plataforma Unik foi projectada para suportar uma abordagem DevOps nas operações dos principais fornecedores de infra-estrutura Cloud com funcionalidades de auditoria de processos e dados de negócios, de forma segura e expansível com suporte aos principais fabricantes de tecnologia de software e base de dados. 

• Criar aplicações corporativas, visualmente, com grande rapidez;
• Diminuir 70% o tempo de desenvolvimento de software;
• Reduzir 60% os custos;
• Passar do papel e do Excel para uma plataforma digital colaborativa;
• Estar apto a funcionar na nuvem (Google, AWS, Azure) através de DevOps;
• Extrair dados de documentos com 100% de precisão e pagamento por utilização/volume;
• Ter um motor de fluxo de trabalho avançado com o iFlowBPM
• Fazer integrações perfeitas (compatível com SOA) com DocDigitizer, M-Files e LDAP;
• Tirar partido de uma plataforma low-code segura, auditável e expansível;
• Ser compatível com os principais fornecedores de tecnologia (Microsoft, Oracle, IBM);
• Ter um nível de suporte de SLA em conformidade com as necessidades do negócio

A plataforma de automação Unik Low-Code BPM é composta por módulos que permitem automatizar os processos na sua organização, gradualmente e à medida das suas necessidades. 

Os módulos apresentam diferentes preços para ir ao encontro das necessidades de empresas de todas as dimensões. As necessidades em matéria de dimensão de uma multinacional são naturalmente maiores do que as necessidades de um pequeno negócio com poucos utilizadores ou clientes. 

A plataforma Unik Low-Code BPM tem (entre outros) os seguintes módulos:

• iFlowBPM: Version Control;
• iFlowBPM: File Manipulation and control;
• iFlowBPM: Workflows, Processes and Audit Trail;
• Data Capture & Filing Content with 100% accuracy;
• Integrations and External Data Sources;
• PaaS and DevOps support (MS Azure, AWS);
• Product Support and SLA;
• Business Solution Templates Options.

por Ricardo Barros – Chief Customer Success Officer @Uniksystem