Quer trabalhem remotamente, em modelo híbrido ou até mesmo presencialmente nas instalações da empresa, é fundamental disponibilizar a informação adequada e apoiar o desenvolvimento do colaborador na organização. E sabemos que cada vez mais o onboarding de colaboradores é feito à distância.

Naturalmente, a automatização dos processos de onboarding de colaboradores tem de fazer parte da solução, libertando os departamentos de recursos humanos das tarefas burocráticas, repetitivas e monótonas, para se dedicarem a tarefas de maior valor ou que requerem uma certa humanização, como a retenção de talento. Porque se a sua empresa não o fizer, outras vão fazê-lo.

Explicaremos adiante os benefícios de ter um processo de onboarding estruturado, planificado e automatizado fundamental para criar experiências positivas aos novos funcionários e melhorar o desempenho global da organização. Automatizar é a solução e tem muitas vantagens além de permitir às empresas poupar milhões.

A Great Resignation (grande demissão), é um desafio generalizado e sem precedentes para as empresas.

Os colaboradores despedem-se em massa dos seus empregos e saltitam de empresa em empresa , em busca de um maior equilíbrio entra a vida pessoal e profissional, algo que se tornou ainda mais evidente desde a pandemia Covid-19.

Os analistas dividem-se quanto à continuidade desta tendência.

Enquanto uns referem que está para acabar, outros garantem que 70% dos trabalhadores norte-americanos se vão despedir até ao final de 2023.

Um inquérito a 2000 trabalhadores norte-americanos, conduzido pela Lattice, revela que mais de metade dos colaboradores que ocupavam os seus cargos há menos de seis meses disseram estar activamente à procura de algo novo (52% dos que ocupavam o seu lugar actual há menos de três meses e 59% dos que ocupavam o seu lugar há três a seis meses).

Segundo a Gartner, os colaboradores sentem-se cada vez mais desligados das organizações.

Os colaboradores que partem, deixam vagas em aberto que obrigam os profissionais de RH a trabalhar ativamente para as preencher, é um ciclo.

Como na maioria dos casos, esta debandada ocorre antes do final do primeiro ano de contrato, está na altura de as empresas reavaliarem e ajustarem o processo de onboarding a um novo perfil de colaboradores menos envolvido com a própria organização, procurando estratégias que promovam, desde o início, uma ligação mais orgânica a cada um e entre cada um dos colaboradores.

Em suma, derem maior atenção ao processo de onboarding de colaboradores, poderão combater esse excesso de rotatividade.

A Gartner aponta três estratégias que os responsáveis pelos Recursos Humanos devem adotar para aproximar as novas contratações à cultura da empresa, através do onboarding.

É necessário “um programa de onboarding que demonstre empatia por quem está a passar por ele”, diz Lauren Smith, vice-presidente de práticas de RH na Gartner.

Assim, para envolver os novos colaboradores:

• Redesenhar o programa de onboarding para se centrar na relação e não apenas na produtividade;
• Associar os valores organizacionais às decisões no local de trabalho;
• Apoiar o desenvolvimento de uma rede multifuncional.

Redesenhar o programa de onboarding para se centrar na relação e não apenas na produtividade:

O onboarding virtual durante a pandemia representou muitas vezes, experiências de isolamento para os novos colaboradores, pois a formação com colegas foi substituída por sessões virtuais pré-gravadas e as dúvidas passaram a ser respondidas em folhetos de FAQ e guias de “como fazer”, centrados na produtividade.

Com estas práticas, os novos colaboradores não criam relações com os colegas nem absorvem a missão e valores da organização. Agora é necessário revisitar e adaptar os programas de onboarding para incluírem a empatia.

“As organizações devem criar oportunidades para integrar os novos colaboradores na comunidade e tornar o processo simples e contínuo. Algumas organizações estão a mapear a nova jornada de contratação e a disponibilizar apoio personalizado em momentos mais emocionais”, explica a analista Lauren Smith. Dados da Gartner revelam que quando os colaboradores compreendem e se sentem ligados à cultura da empresa, o seu desempenho melhora até 22%.

Associar os valores organizacionais às decisões no local de trabalho:

Muitos colaboradores não sabem como traduzir os valores culturais da empreas, para os trabalhos que desempenham no dia-a-dia. Este problema é ainda maior na relação com contratações remotas que não “vêem” como esses valores se aplicam no dia-a-dia dos colegas, nos seus comportamentos e interacções.

O líderes funcionais devem demonstrar como se aplicam os valores à acção e como se podem traduzir em comportamentos. Há organizações que estão a usar simulações que transmitem aos novos colaboradores como aplicar os valores da empresa a decisões críticas de negócio. Nestas simulações os novos colaboradores trabalham em cenários de negócio reais, discutem as suas respostas e recebem feedback construtivo sobre o alinhamento das respostas com os valores de negócio e comportamentos adequados.

Apoiar o desenvolvimento de uma rede multifuncional:

É mais provável que os colaboradores continuem na empresa se existir um relacionamento com os colegas, além das interacções transaccionais. “Os líderes das empresas podem facilitar a conexão das novas contratações ao criar visibilidade sobre os perfis dos colaboradores e ao disponibilizar dicas de comunicação e inícios de conversa”, explica Smith. “Algumas organizações põem os novos colaboradores em contacto com mentores do mesmo nível, mas de outros departamentos ou unidades de negócio”, acrescenta. Estes mentores podem apresentar uma perspectiva diferente sobre a cultura organizacional, ajudar os novos colaboradores a perceber como operam e interagem as equipas, apoiá-los na construção de relações positivas com outros stakeholders ou a compreender a cultura empresarial como um todo.

O onboarding é o processo de integração dos novos funcionários na organização, na sua cultura, ambiente de trabalho, equipa e também nas suas funções. O processo inclui:

• Preenchimento de documentação;
• Configuração dos postos de trabalho;
• Acesso ao computador;
• Comunicação de expectativas sobre as funções;
• Apresentação da empresa;
• Apresentação a outros colaboradores

Um bom processo de onboarding de colaboradores deve começar no momento da aceitação da oferta de trabalho e prolongar-se até ao final do primeiro ano, contribuindo para um sólido envolvimento e integração à cultura da empresa, para o aumento da produtividade e para a retenção de talento. Há quem diga que o onboarding deveria acompanhar todo o percurso do colaborador na empresa.

São numerosos os benefícios que se podem retirar ao automatizar o onboarding de colaboradores, segundo um artigo publicado na Forbes:

• Aumento da retenção;
• Melhoria da satisfação;
• Incremento da produtividade;
• Desenvolvimento da compreensão da cultura da empresa;
• Maior compreensão das expectativas para o trabalho;
• Fortalecimento de dinâmicas de equipa
• Redução do desperdício de investimentos

O processo de onboarding deve ser realista. Apresentar uma empresa saída de um conto de fadas na qual todas as pessoas são felizes e realizadas, para depois colocar o colaborador isolado num escritório sem colegas da equipa e sem acesso facilitado às chefias ou desempenhando tarefas maçadoras sem entender de que forma se integra o seu trabalho nos valores e cultura da empresa é, no mínimo, frustrante.

O colaborador quer mais do que uma breve apresentação dos benefícios da empresa, uma sucinta explicação das tecnologias usadas e um cartão de acesso. Um onboarding eficaz deve incluir planos de integração, mentoria, formação e orientação, deve durar cerca de um ano e deixar o novo colaborador à vontade, consciente do que vai fazer, com quem e com que objectivo. Em suma: um colaborador envolvido, como refere a Gartner.

1.      Integrar o colaborador na cultura da empresa desde o primeiro momento

Para começar, o novo colaborador deve ficar a par da cultura da empresa. Ele tem que entender o propósito da empresa (missão), o que pretende alcançar (visão) e quais comportamentos e atitudes (valores) que ajudarão a empresa a atingir os seus objetivos. Só assim o colaborador poderá alinhar a sua conduta e foco, ao propósito para o qual foi contratado, alinhando-se com a própria empresa, explica Meighan Newhouse, CEO e Co-fundadora do Inspirant Group, num artigo publicado na Forbes.

2.      Explicar ao colaborador como ter sucesso no novo trabalho

Desde que entra na empresa, o novo colaborador deve saber como ter sucesso na organização, quais são os seus objetivos e metas e em que prazo é expectável que as alcance. Deve receber feedback real e útil e deve ter a oportunidade de pensar autonomamente. Este voto de confiança permite envolvê-los desde o primeiro momento, contribuindo ainda para uma cultura de inovação e melhoria contínua, diz Meighan Newhouse.

3.      Valorizar os seus colaboradores

Os colaboradores precisam de ser valorizados, devendo os superiores reunir regularmente com eles. Esta medida deve ir além do primeiro ano. Nos primeiros dias, a chefia directa deve reunir com o colaborador e manter uma rotina de reuniões semanais a partir daí. O novo colaborador deve também reunir com todos os outros níveis de chefia com alguma regularidade. Criar uma cultura de colaboradores felizes, envolvidos e inspirados começa com a experiência de onboarding.

4.      Acompanhar os seus colaboradores

Criar um programa de mentoria ajuda os novos colaboradores a conhecer outras pessoas no departamento ou na empresa como um todo, o que ajuda na imersão na cultura da empresa. Pode ser necessário criar formatos estruturadas para que os novos colaboradores se conheçam num ambiente mais informal, o que antes acontecia junto à fotocopiadora ou máquina de café. Pode por exemplo designar-se um onboarding buddy para acelerar a integração do novo colaborador. É alguém que pode acompanhar na compreensão dos sistemas, processos e cultura da organização.

5.      Revisitar o processo de onboarding.

O World Economic Fórum (WEF) recomenda as empresas a revisitar os seus processos de onboarding de colaboradores.

Os novos colaboradores, mesmo os que trabalham de forma remota, esperam uma experiência de integração apelativa, atrativa e contínua, independentemente do local de acesso.

Os departamentos de RH têm de ir além das checklists habituais para integrar os colaboradores na cultura da empresa.

6.      Reinventar o onboarding, porque não?

A personalização do processo de onboarding é outra tendência. Ajustado a cada colaborador, pode ser uma experiência que acompanha toda a vida do colaborador na organização. De facto, a experiência pode começar ainda antes de o colaborador se apresentar ao serviço. Podem integrar-se mensagens personalizadas ao longo do processo de onboarding, o que melhora a experiência do colaborador e a imagem da empresa junto dele tão cedo quando possível.

7.      Medir e avaliar o processo de onboarding

Os departamentos de RH devem ir além da análise de classificações agregadas de inquéritos de envolvimento/desgaste. A análise deve ser holística e incidir sobre dados de estabilidade, integração, saída, avaliações de desempenho de 90 dias, desgaste das novas contratações. As organizações devem considerar investir na construção de processos em torno deles. Por exemplo, se os colaboradores de determinada função saem sucessivamente, estará bem definido o perfil de colaborador adequado?

8.      Ser verdadeiro

Num mercado competitivo é tentador dizer aos candidatos o que eles querem ouvir, mas é crucial apresentar-lhes uma imagem realista sobre o que torna a organização única. Tal como um candidato pode ser uma pessoa fantástica, mas desadequada para determinada empresas, o inverso é igualmente verdade. Os candidatos precisam de informação suficiente para escolher uma empresa, o que passa por determinar se os valores da organização estão alinhados com o que eles procuram.

Os desafios serão, como é natural, diferentes em cada organização e as soluções adequadas às especificidades. A dedicação a este trabalho de personalização, revisitação, reinvenção do processo de onboarding de colaboradores é possível quando outra tarefas com menor valor acrescentado estão asseguradas por sistemas automatizados que reduzem a intervenção humana e os erros. Automatizar o onboarding de colaboradores faz parte da solução para reduzir a rotatividade de colaboradores.

O onboarding de colaboradores pode ser feito manualmente, mas muitos departamentos de RH já perceberam que estas funções podem ser infinitamente mais fáceis depois da adopção de ferramentas que permitem automatizar o onboarding de colaboradores e condensar dados importantes num único local. O software reduz a carga de trabalho das equipas de RH e optimiza a experiência dos novos colaboradores.

Em resumo, um processo de onboarding estruturado, planificado e automatizado é fundamental para criar uma experiência positiva nos novos funcionários e para melhorar o desempenho geral da organização. A automatização de processos repetitivos é a solução para se poder dedicar a um processo de recrutamento e retenção de talentos mais eficaz, em linha com uma nova experiência do colaborador mais complexa que nunca. É a melhor forma de garantir a produtividade e contribuir para uma cultura empresarial forte.

Quando a contratação é feita à distância para um posto de trabalho remoto, é fundamental reforçar alguns aspectos do onboarding. Um conjunto de líderes empresariais partilharam, num artigo da Forbes, como automatizaram o processo de onboarding virtual de colaboradores. Citamos alguns exemplos:

• Tirar partido da automação e da Inteligência Artificial para transformar os métodos de onboarding tradicionais, assegurando que os novos colaboradores recebem a informação e suporte necessários com continuidade. Deste modo as tarefas manuais dos RH reduzem-se, assegurando a entrega de informação crítica consistente e atempada.
• Recorrer a diversos módulos de onboarding virtual para incentivar o check-in regular dos novos colaboradores. Através de ferramentas de colaboração é possível promover o trabalho de equipa e a discussão a que se podem adicionar workshops presenciais ou a distância para quem não pode viajar.
• Além de automatizar, é preciso dar atenção personalizada a cada colaborador. Deste modo a liderança poderá compreender as expectativas dos colaboradores e apoiá-lo no crescimento na empresa. Estes encontros, que potenciam uma comunicação clara e sem barreiras, podem realizar-se através de chamadas telefónicas, reuniões online, mensagens ou outras ferramentas de comunicação.
• Criar momentos de socialização informais, ainda que a distância. As empresas devem promover horas para que os colaboradores se encontrem informalmente e permitam a geração de conversas informais sobre os filhos, os hobbies e todos aqueles tópicos que surgem naturalmente, fortalecendo assim os laços entre colaboradores.

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