Os colaboradores estão espalhados pelo mundo, têm diferentes línguas, culturas e hábitos. Novas ferramentas permitem transformar estes desafios em vantagens competitivas e tirar partido das equipas virtuais.

Ricardo, 30 anos, engenheiro informático: tem contrato com uma multinacional americana de desenvolvimento de jogos online. Nunca conheceu outra realidade de trabalho que a virtual, é o único português da equipa e o computador, o seu único posto de trabalho, em Lisboa ou na Republica Checa, para onde decidiu ir viver uns tempos. Maria, 42 anos, passou a gerir todos os seus colaboradores à distância, e o que perdeu no presencial ganhou em eficiência de tarefas. 

Os postos de trabalho mudaram, é preciso implementar novas ferramentas que levem os colaboradores, à distância, a atingirem os resultados esperados. E a empresa confiou a Maria a partilha deste processo com os colaboradores da empresa em Portugal.

A globalização é hoje um autêntico polvo no mercado de trabalho. Impossível escapar ao impacto da era global na nova forma de trabalhar. A exceção do teletrabalho em tempos de pandemia tornou-se regra. A Covid-19 acelerou o desenvolvimento das equipas virtuais, é certo. Mas já antes de Março de 2020, o Fórum Económico Mundial reportava estatísticas relevantes. Nos Estados Unidos, 7% dos colaboradores já tinha a opção de trabalhar a partir de casa, antes da pandemia. E em 2017, 21% dos alemães e 18% dos suecos já trabalhavam fora do escritório alguns dias por mês.  

 
O vírus veio acelerar a tendência das equipas virtuais e impor a flexibilidade no local de trabalho. Não há como continuar a liderar equipas em modo “business as usual” quando 47% dos colaboradores declararam a intenção de abandonar os seus postos de trabalho caso estes não oferecessem um modelo híbrido na pós-pandemia. 

O adeus ao face-to-face é um desafio mas abre portas a extraordinárias oportunidades.  

Principais Desafios das Equipas Virtuais

Distância Social: A grande diferença entre as equipas virtuais e as equipas que partilham um mesmo espaço é a distância física. E, consequentemente, a conexão emocional entre os elementos da mesma equipa. 

Todos sabemos quão complexo é alinhar estratégias com pessoas de diferentes nacionalidades, culturas, personalidade, no mesmo escritório. 

A exigência aumenta quando os contactos nem sempre acontecem em real time e as experiências efetivas de interação são menores. Afinal de contas, as equipas globais vivem separadas por latitudes e, por vezes, encontrar um fuso horário para todos é achar uma agulha no palheiro. 

Em Washington, 9h30 da manhã pode ser uma excelente hora para uma reunião, mas é necessário que o colaborador de Tóquio esteja operacional às 22h30 locais. A distância geográfica e cultural também pode deteriorar a comunicação e proporcionar o ambiente ideal para os mal-entendidos. 

Os mal-entendidos numa equipa pagam-se caro em produtividade e são frequentes quando se trabalha a nível global: para um colaborador americano por exemplo, o contacto direto de olhos nos olhos é um indicador de confiança. 

Outros colaboradores com culturas distintas vão entender a postura como rude. É neste cenário de Babel que é preciso trabalhar, de forma produtiva, competitiva e eficiente.

Desafios para smart líderes de equipas virtuais

Tsedal Neeley é professora na Harvard Business School, nos Estados Unidos da América. A investigadora entende que o primeiro grande desafio de uma equipa líder global é procurar anular a distância que separa os elementos. Tsedal identifica que a distância acentua também o fator Estrutura. E chama a atenção dos smart líderes: o número importa. 

Se uma multinacional criar uma equipa de trabalho global com cinco elementos na Suíça, três na Alemanha e 1 em Espanha, o colaborador espanhol poderá sentir que é liderado “pela Suíça” e que está “sozinho”. 

É preciso manter a confiança e a conexão das equipas globais em ambiente digital, reforça a autora do livro “Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere”. 

E é para isso que as ferramentas colaborativas existem. A tecnologia que nos separa também nos aproxima. Depende da forma como é usada e do grau de conexões que permitirá gerar.

É vital garantir uma extraordinária “Employee Experience" especialmente em Equipas Virtuais, uma vez que é cada vez mais um fator competitivos entre mercados e empresas, na atração de talento neste mundo global.

Ferramentas colaborativas para ter sucesso em qualquer parte do mundo

Não há uma ferramenta one-size-fits-all. As soluções colaborativas variam conforme os objetivos, as tarefas, a natureza das equipas, e a criatividade, claro. 

Antes de escolher a mais ajustada, fica a pergunta da professora de Harvard, Tsedal Neeley: deve a comunicação ser preferencialmente instantânea? 

Depende. “As tecnologias instantâneas são úteis quando os líderes sentem necessidade de persuadir outros a adotarem os seus pontos de vista. 

Mas se apenas pretendem partilhar informação, então métodos não imediatos como o email são mais simples, mais eficientes e menos disruptivos na vida das pessoas. 

Os líderes também precisam de ter em conta as dinâmicas interpessoais das equipas”, defende Tsedal Neeley, na Harvard Business Review, no artigo sobre equipas globais que funcionam.

Há vida colaborativa para lá do email

Na era pré-Covid, muitas empresas dependiam do email como primeira solução de comunicação com os seus colaboradores geograficamente dispersos. Mas as notificações que pingam ao minuto e a lista de mensagem não lidas rapidamente passou das centenas para as milhares. Continua a ser uma opção. 

Mas o email tem um problema. Vários. É uni-direcional e, uma vez que é assíncrono, torna difícil o brainstorming e o alinhamento de decisões. Nas equipas virtuais, as organizações necessitam de fomentar uma comunicação sob uma perspetiva de relação e conexão. E no desafio da nova forma de trabalhar, há um mundo mais atrativo de possibilidades para:

• otimimizar as skills da comunicação virtual
• motivar os colegas dispersos pelo mundo, de forma mais eficaz
• usar o mapa geográfico como vantagem competitiva

Portal do Colaborador – o melhor software de RH chegou

A ferramenta é um produto do presente com vantagens para o futuro.

Simples, intuitivo e em modo self-service, o Portal do Colaborador reduz o esforço com trabalho administrativo e repetitivo dos Recursos Humanos, ao mesmo tempo que pode proteger dados pessoais nos RH.

• O Portal do Colaborador simplifica os processos de onboarding de colaboradores: permite que, por exemplo, os colaboradores registem autonomamente a documentação necessária e preencham os formulários com os seus dados pessoais;
• Reduz esforço administrativo: os próprios funcionários realizam tarefas como visualizar ou atualizar dados pessoais, férias ou ausências;
• Faz a gestão automática de férias/ausências;
• O funcionário tem acesso a todas as informações sobre as variáveis mensais que influenciam o processo mensal de salário;
• Permite a gestão e avaliação de performance dos colaboradores: é possível definir os objetivos e competências para cada tipo de função e monitorizar o seu progresso.

Em suma, o Portal do Colaborador nasceu para libertar tempo à equipa de RH, focando-a na inovação e destacando o que cada um deve fazer para contribuir ao sucesso da empresa, ao mesmo tempo que foi concebido para proteger dados pessoais nos RH

Spike – O email na era global

Para quem não dispensa o email, o Spike é um aplicativo de email de fácil utilização e que se destaca pela organização e comunicação em real time. Procura aumentar a produtividade da equipa, organizando os emails de forma semelhante a um chat, tornando mais fáceis as conversações e a localização da informação que procuramos.

Graças ao chat em grupo e a outros recursos integrados, como a partilha de arquivos e a gestão de tarefas, o Spike nasceu para ajudar as equipas a relacionarem-se “de forma mais humana”.

Segundo a marca, é já usado por 150 mil equipas a nível global.

Trello – Uma nova forma de trabalhar em equipa virtual

Por alguma razão é adotado por 1 milhão de equipas no mundo.

A maioria das pessoas destaca a simplicidade e facilidade com que, em minutos, aprende a usar o aplicativo. Funciona como um quadro branco com adesivos amarelos, que correspondem a tarefas e projetos que podem ser organizados em colunas e movidos facilmente, consoante o fluxo de trabalho.

Colaboradores específicos podem ser identificados para acompanhamento do projeto.

Tem a vantagem de ser útil a equipas de 3 ou 3000 colaboradores.

O Trello permite à equipa gerir prazos, fornecer e receber feedbacks, assinar tarefas.

Slack: comunicação via chat

O Slack é uma ferramenta de comunicação por chat que permite comunicar com colegas ou equipas inteiras em tempo real.

É das ferramentas de colaboração mais populares em todo o mundo. Destaca-se pelo interface amigável, intuitivo e pelo facto de poder ser usado facilmente em computador ou em telemóveis.

O Slack é compatível com Google Drive, Dropbox e Box, facilitando à equipa arrastar e partilhar documentos.

“A chave para a produtividade (no Slack) está nos espaços organizados, chamados canais: um diferente para cada aspeto do seu trabalho”.

Câmara Camo: Videochamadas – a qualidade é importante

Mais uma vez a simplicidade ao serviço da produtividade. Basta fazer download do aplicativo Camo para o telemóvel, Mac ou PC, para passar a fazer chamadas de vídeo com imagem HD, para os colaboradores da equipa.

onfiar na webcam do computador resulta em imagens de fraca qualidade que perturbam as teleconferências da equipa.

A tecnologia desta app permite agora usar o telemóvel como uma câmara e suporta Skype, Zoom, Google Meet.

A app, distinguida com o Queens Award for Enterprise, conta com mais de 10 milhões de utilizadores.

MeetinVR: melhor do que na vida real?

Produzir encontros de trabalho virtuais ainda mais produtivos do que os que acontecem no escritório. Para otimizar o trabalho de equipa e a colaboração, esta ferramenta destaca-se por uma interação intuitiva.

E eleva as reuniões a um nível superior, ao permitir ao colaborador gerar o seu avatar e colocar a sua imagem num espaço 3 D, replicando a sala de reuniões num ambiente virtual.

A solução MeetingVR faz com que as pessoas “se sintam mais próximas, promove a coesão da equipa e o engagement”.

Pode ser usada em workshops, sessões de brainstorming, reuniões e até em momentos de coffee-break.

Em quaisquer destes espaços, os diferentes layout prometem espicaçar a criatividade dos visitantes.

Miro: Recursos para trabalho remoto

Entre os utilizadores, estão empresas como a Deloitte e a Cisco. A ideia desta ferramenta colaborativa é “oferecer tudo o que é preciso para fazer um melhor trabalho” em equipa, à distância.

Através de quadros brancos, canva, Messenger, videoconferências, templates de planos e estratégias, Miro ajuda a criar um espaço colaborativo para as equipas que se preocupam em atingir metas.

Tem 30 milhões de utilizadores e uma versão gratuita para experiência.

Comunicação: o segredo da colaboração

As empresas que operam a um nível global podem estar um passo à frente.

As equipas virtuais globais não têm limitações geográficas no recrutamento e podem integrar os melhores especialistas do mercado a um nível mundial, contando assim com o conhecimento local dos mercados que se posicionam na primeira linha.

Os benefícios de uma equipa internacional à qual os elementos trazem diferentes experiências de trabalho, perspetivas e desafios, são vantagens competitivas.

E não faltam estudos a mostrar que a colaboração remota ou virtual pode também promover a produtividade dos colaboradores.

É fundamental assegurar a cooperação, fortalecer a equipa enquanto entidade e recordar que partilham um propósito comum.

A tecnologia está do lado da colaboração e, quanto maior a globalização, maiores e mais sofisticadas se tornarão as ferramentas colaborativas para resolver conflitos, criar conexões, coesão.

Ainda assim, nunca poderemos depender a 100% da tecnologia.

Apenas combinando a inovação da tecnologia com as competências da comunicação, será possível garantir que as equipas virtuais globais caminhem no sentido de maior produtividade e eficiência.

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