IA nos RH: como preparar o futuro dos Recursos Humanos

A Inteligência Artificial (IA), em particular a Inteligência Artificial Generativa, está a tornar-se parte integrante do trabalho das empresas e dos Recursos Humanos em particular. A gestão de pessoas que, segundo as boas práticas, em muitas organizações, já terá algumas tarefas automatizadas, poderá tornar-se ainda mais eficaz com a introdução de IA nos RH.

A inevitabilidade na utilização de IA nos Recursos Humanos, conjuga aprendizagem automática (Machine Learning – ML), processamento de linguagem natural (NLP) e outras tecnologias de inteligência artificial para automatizar as tarefas e apoiar a tomada de decisões, explica a IBM.

A automatização de tarefas liberta tempo aos departamentos de RH para se dedicarem a actividades mais estratégicas, enquanto a análise preditiva contribui para a tomada de decisões mais fundamentadas.

Através de uma abordagem estratégica da IA generativa nos departamentos de RH, os processos são optimizados, as análises aperfeiçoadas, a atracção e gestão de talentos melhoradas e os colaboradores sentem-se mais envolvidos. Encontrar dados, descobrir informação, consolidar conhecimento e encontrar soluções passa a acontecer quase em tempo real.

Importam porém, estar atento a possíveis armadilhas.  É crucial ter em conta questões éticas e de privacidade dos colaboradores, quando se remodelam os processos tradicionais, desde o desenho das aplicações.

Este artigo explora as oportunidades, desafios e considerações éticas que permeiam a relação entre IA e RH. Tem como objetivo que no final da sua leitura esteja mais apta(o) para preparar o futuro dos Recursos Humanos na sua organização. A IA generativa não vai tirar o trabalho aos colaboradores, mas vai certamente alterar a forma como aqueles desempenham determinadas tarefas.

Os sistemas ou modelos de IA generativa – de que falamos neste artigo – geram, de forma autónoma, novos conteúdos como imagens, texto, áudio, vídeo e até código. Na prática, a IA generativa reproduz padrões humanos de fala e escrita. Esta abordagem contrasta com a tradicional IA discriminativa, utilizada habitualmente para classificar ou rotular dados existentes.

A IA generativa contribui para a melhoria da eficiência e eficácia dos departamentos de RH. E ocorre a uma velocidade acelerada. Se não, veja: em novembro de 2022, há pouco mais de um ano, o ChatGPT, da OpenAI, foi anunciado. Chegou, viu e venceu ao chegar aos milhões de utilizadores em tempo recorde.

Pouco tempo depois foi também integrado no Bing da Microsoft. Entretanto, surgiram outras opções a um ritmo acelerado como o Bard da Google, o Copilot da Microsoft e ainda o, mais recentemente anunciado, Gemini também da Google. E sublinhe-se que são apenas exemplos de ferramentas de IA generativa. Muitas outras surgiram e vão continuar a aparecer.

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Mais de três quartos (76%) dos líderes de Recursos Humanos acreditam que, caso a sua empresa não adopte ou instale soluções de IA, como a IA generativa, nos próximos 12 a 24 meses, o sucesso organizacional ficará atrasado em relação à concorrência, assinala a Gartner.

Por este motivo os responsáveis de Recursos Humanos devem estar atentos às tendências tecnológicas para adoptar uma abordagem estruturada de avaliação e tomar decisões eficazes sobre a adopção de novas soluções de IA nos RH.

• Apesar das preocupações relacionadas com a privacidade dos dados e matérias éticas, 52% dos líderes de RH consultados em Junho de 2023 pela Gartner, disseram estar a explorar casos de uso e oportunidades potenciais relacionadas com IA generativa.
• Por seu lado, um estudo global o Instituto de Valor de Negócio (IBV), da IBM, revela que 87% dos inquiridos acreditam que que os papéis desempenhados pelos colaboradores vão mais provavelmente aumentar do que ser substituídos pela Inteligência artificial generativas. Os efeitos irão variar consoante os tipos de funções.
• Muitos líderes de RH consultados revelam que a IA já começa a ser utilizada em áreas como a gestão dos registos dos colaboradores (78%), administração do processamento de salários e benefícios (77%), recrutamento e selecção (73%), gestão de desempenho (72%) e onboarding de novos colaboradores (69%).
• Relativamente ao futuro, 92% dos líderes de RH pretendem aumentar a utilização da IA em pelo menos uma área dos RH, incluindo gestão de desempenho (43%), administração do processamento de salários e benefícios (42%), recrutamento e selecção (415), onboarding de novos colaboradores (40%) e gestão de registo de colaboradores (39%).
• O estudo Future of Work 2022, da IDC previa também que até ao final de 2023, 60% dos 2000 negócios globais vão utilizar ferramentas de IA e ML para dar apoio à totalidade de ciclo de vida do colaboradores e que, em 2024, 80% daquelas organizações pretendem utilizar ferramentas com IA/ML para contratar, despedir e formar colaboradores.
• Uma pesquisa da OpenAI, citada pela Mckinsey, refere que a IA generativa pode ser utilizada na generalidade das profissões, ao assinalar que 80% dos empregos podem incorporar esta tecnologia e capacidades em tarefas desempenhadas hoje.

As duas grandes áreas em que a IA pode contribuir para melhorias nos RH são a automatização de tarefas de rotina e a análise preditiva para apoio à tomada de decisão.

As novas plataformas têm potencial para alterar significativamente o trabalho dos Recursos Humanos, tornando-o mais eficiente e personalizando a experiência do colaborador. “A IA tem potencial para revolucionar práticas de RH, porque pode melhorar a eficiência, a eficácia e a tomada de decisões nas funções de RH”, refere o artigo “A study of Artificial Intelligence impacts on Human Resource Digitalization in Industry 4.0”, publicado no Decision Analytis Journal.

Processos de recrutamento, selecção e contratação

A inteligência artificial poderá contribuir para uma análise de currículos rápida e eficiente e pode também conduzir entrevistas virtuais e avaliar expressões faciais, linguagem corporal e até o tom de voz, fornecendo dados adicionais sobre os candidatos.

Gestão e avaliação de desempenho

As plataformas de inteligência artificial podem analisar dados de desempenho em tempo real, e facilitam a identificação de tendências e padrões no desempenho dos colaboradores, contribuindo para a tomada de decisão em matéria de promoções ou desenvolvimento profissional dos colaboradores.

Formação e desenvolvimento profissional

Com sistemas baseados em IA é possível identificar lacunas de conhecimento e personalizar os programas de formação à medida de cada colaborador.

Integração e envolvimento dos colaboradores na organização

Os algoritmos de IA podem identificar padrões e tendências e indicar um fraco envolvimento dos colaboradores ou elevadas taxas de rotatividade. As ferramentas podem analisar o moral com o objectivo de identificar as preocupações e melhorar a satisfação dos colaboradores.

Gestão e retenção de talentos

As ferramentas de IA podem identificar tendências de rotatividade, ajudando na criação de estratégias proactivas de retenção de talentos. A IA pode ajudar a identificar colaboradores com potencial para ocupar cargos de maior responsabilidade na organização, através da análise de competências, experiência e desempenho.

Saúde e segurança no trabalho

A utilização de IA nos RH pode também ajudar a identificar e prevenir acidentes de trabalho. Os sistemas AI podem analisar dados de várias fontes como sensores, câmaras ou outros equipamentos para identificar potenciais problemas no local de trabalho, contribuindo para evitar riscos de segurança e para a saúde.

Análise preditiva

A IA poderá substituir ou complementar ferramentas existentes, nomeadamente em matéria de analítica. Pode utilizar dados históricos para prever padrões futuros relacionados com o recrutamento, desempenho e retenção de talento, apresentando insights úteis para a tomada de decisões estratégicas.

Em suma, a IA está ao serviço dos RH em inúmeras matérias, incluindo ainda a Gestão dos registos de colaboradores; o processamento de salários, a administração de benefícios e suporte de RH ou balcões de atendimento.

A introdução de tecnologia IA nos departamentos de RH é inevitável, afinal, a IA apresenta oportunidades para a optimização das práticas de RH, mas é preciso garantir o uso ético, transparente e alinhado com os valores organizacionais.

É fulcral um trabalho conjunto e responsável dos profissionais de RH e da tecnologia IA, para maximizar os seus benefícios. Só deste modo se encontra o equilíbrio entre a automatização eficiente e a sensibilidade humana. Todos devem reconhecer que, apesar dos benefícios, a IA não substitui a interacção humana, sendo necessário manter o equilíbrio para aproveitar os benefícios da IA sem cair em armadilhas.

A IA, sendo tecnologia, é também susceptível a ciberataques. Os departamento de TI devem acautelar um reforço na cibersegurança e criar planos para manter os projectos de IA seguros ao longo de todo o seu ciclo de vida.

As empresas devem ainda planear a introdução de novas competências e a reformulação de postos de trabalho com recurso a IA, ao valorizar os colaboradores que passam por essas alterações.

Em última análise, o sucesso da implementação de ferramentas de IA em práticas de RH, dependerá da eficiência com que as organizações equilibrarem as  vantagens da automatização com a necessidade de empatia e supervisão humana nas práticas de RH.

Lembre-se ainda que a IA é tudo menos estática, sendo necessária a monitorização e ajustamentos contínuos dos sistemas para evitar desinformação e informação desajustada.

Antes de aderir ou escolher a tecnologia a adoptar, a Gartner recomenda analisar a oferta antes de adoptar soluções:

• Distinguir a realidade do mito. Os responsáveis de RH devem trabalhar em conjunto com os departamentos de TI e de compliance, além de peritos na matéria, para compreender o verdadeiro potencial da tecnologia. É necessário desmistificar que “a tecnologia vai substituir os colaboradores", porque na realidade vai contribuir para uma melhoria na sua eficiência e produtividade..
• Calcular o potencial da IA e quais são os seus benefícios para os RH, dizem os analistas. Os líderes de RH precisam de definir os benefícios potenciais e alinhar potenciais casos de uso com os objectivos da organização. A IA deverá ajudar a aliviar problemas funcionais, permitindo melhor execução de tarefas, mais rápidas e com menores custos.
• Avaliar e classificar as soluções de IA em função dos critérios de sucesso para determinar se deve ou não avançar com a adopção. Os critérios variam de organização para organização, mas as principais áreas a ter em conta são a governação, a preparação dos colaboradores, os riscos ou a ética.

Finalmente, deixamos aqui algumas dicas para implementar uma estratégia de IA nos RH. Para começar, os departamentos de RH devem procurar a adesão dos principais decisores, funcionários e outras partes interessadas.

Para o efeito, o departamento de RH deve demonstrar os potenciais benefícios das ferramentas de IA já referidos. Pode ainda apresentar casos de estudo de desenvolvimento de IA bem-sucedidos em organizações semelhantes, destacar as poupanças de custos e os ganhos de eficiência e abordar preocupações comuns, como as alterações nos postos de trabalho. É fundamental fazer uma comunicação clara e transparente para criar confiança.

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Identificar processos de RH para integração de IA

Escolha os processos que podem ser complementadas com IA. Comece pelas áreas em que a IA pode agregar valor imediato à sua equipa, incluindo tarefas repetitivas, análise de dados ou melhoria no processo de selecção de candidatos.

Colaborar com os líderes de TI

O arranque de um projecto de IA bem-sucedido requer uma estreita colaboração entre os líderes de RH e de TI. Defina canais de comunicação claros, envolva as TI no processo de avaliação e selecção e garanta que os recursos de TI estão disponíveis para trabalhar no desenvolvimento, manutenção e melhoria contínua dos sistemas.

Ter em conta as questões legais e regulamentares

Ao adoptar tecnologias de IA, tenha em conta toda a legislação relevante em matéria de protecção de dados, privacidade e discriminação. O compliance evita possíveis processos judiciais. Certifique-se ainda de que define políticas de governação de dados, e reveja e actualize regularmente os sistemas.

Medir o sucesso da tecnologia

Estabeleça indicadores de desempenho (KPI) claros para medir o sucesso da sua iniciativa de IA. Deverão ser avaliados e ajustados regularmente para optimizar os resultados. Considere variáveis como a poupança de custos, a eficiência dos processos, a satisfação dos colaboradores e a melhoria da tomada de decisões.

Alocar colaboradores à supervisão da IA

A supervisão dos programas de IA é importante. Procure candidatos com conhecimentos técnicos de IA e análise de dados, conhecimentos profundos de RH e fortes capacidades de comunicação.

Formar as equipas em ferramentas de IA

A formação das equipas actuais de RH nas ferramentas de IA deve ser parte integrante da estratégia de implementação. Realize sessões de formação, com recursos online e oportunidades de aprendizagem prática. Incentive uma cultura de aprendizagem contínua e forneça apoio para garantir que os funcionários compreendam na totalidade a aplicação da tecnologia nas suas funções.

Em suma, a IA generativa vai ou já está a ser utilizada no departamento de RH da sua empresa. É inevitável. Se ainda não o fez, deve, desde já, analisar os prós e contras, os desafios e as oportunidades que a IA traz para a sua organização.

A automatização das tarefas rotineiras vai libertar tempo para actividades mais estratégicas. A análise preditiva vai contribuir para decisões fundamentadas.