Low-code BPM: um caminho para a agilidade e resiliência empresarial

Low-Code BPM – Business Process Management ou Gestão de Processos Empresariais é uma das vertentes da automação, com maior controlo de gestão e resiliência a falhas. Numa abordagem Low-Code BPM são empregues métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, melhorar e optimizar a estratégia e os processos de negócio, de acordo com a definição da Gartner. Deste modo é possível identificar e monitorizar processos críticos da organização para os alinhar com a sua estratégia, ganhando agilidade evolutiva.

Uma plataforma de software Low-Code BPM pode ser o braço direito das organizações ao assegurar a melhoria e eficiência das operações. No fundo, é fundamental para a reengenharia de processos de negócios e para a melhoria contínua de processos.

A flexibilidade, eficiência e agilidade de uma organização só pode ir até onde os processos de negócio e operações o permitem.  Por isso, a gestão e melhoria dos processos operacionais deve ser contínua. Está fora de questão implementar uma solução BPM de uma só vez. A implementação deve acompanhar o desenvolvimento do negócio e as suas novas necessidades, de forma regular e constante.

O mercado de BPM está indiscutivelmente em crescimento, segundo um estudo da GrandView Research. A dimensão do mercado de ferramentas de BPM global deverá atingir os 23,04 mil milhões de dólares em 2024, um crescimento acentuado atribuído à necessidade de automação para reduzir os custos de produção ou serviços.

A abordagem BPM não deve ser confundida com a gestão de projectos ou de tarefas. O âmbito é mais alargado, como explica a IBM. Por um lado, a gestão de tarefas foca-se nas tarefas individuais, enquanto o BPM tem em conta processos end-to-end. Por outro, a gestão de projectos tem princípio, meio e fim, enquanto o BPM se foca especificamente em processos que se repetem. Através de reengenharia empresarial, as organizações podem agilizar processos de trabalho, contribuindo para uma maior eficiência e poupança. Os princípios six sigma e lean são exemplos de metodologias BPM e melhoria continua.

Ao incorporar analítica avançada, monitorização activa e capacidades de gestão de decisões, uma abordagem BPM permite coordenar pessoas, sistemas e informação para conseguir resultados operacionais. Ou seja, pode ser um dos pilares de estratégias de aceleração da transformação digital.

Os principais objectivos do BPM são minimizar erros, reduzir desperdício e melhorar produtividade e eficiência. De acordo com o BPM Institute, o BPM deve focar-se nos seguintes aspectos:

• Clareza na definição da estratégia;
• Alinhamento com os recursos da empresa;
• Aumento da disciplina nas operações recorrentes.

Low-Code BPM – Business Process Management: definição, melhoria e gestão dos processos de negócio empresariais end-to-end com o objectivo de atingir três resultados cruciais para organizações focadas no desempenho:

1. Clareza na direcção da estratégia;
2. Alinhamento dos recursos da empresa;
3. Aumento da disciplina nas operações recorrentes. Fonte: BPM Institute.

Os processos de negócio são essenciais para as operações de praticamente todas as organizações. São as plantas de todos os tipos de funções de negócio, permite que diferentes partes da organização colaborem de forma eficiente, além de permitir a interacção com fornecedores e clientes.

Com ferramentas BPM, as organizações dispõem de uma abordagem sistemática para medir, gerir e optimizar os seus processos operacionais. Em suma, a disciplina de BPM requer a prática estratégica das seguintes nove áreas, num programa coerente:

• Alinhamento dos Processos com a estratégia de negócio (processos);
• Identificar e modelar processos;
• Medir processos;
• Análise e benchmarking de processos;
• Recolha de políticas e regras;
• Melhoria continua de processos;
• Gestão da mudança e de cultura (pessoas);
• Tomada de decisões e governança;
• Implementação de tecnologia (tecnologia).

Infelizmente, o que se passa em muitas organizações em matéria de gestão de processos de negócios ainda está longe de ser o ideal. Muitas continuam a ter silos de processos ou não os têm de todo. É comum que os processos sejam definidos porque «sempre se fez assim» ou apenas porque derivam dos próprios sistemas de software utilizados. É tempo de pensar em primeiro lugar no negócio e não na tecnologia, o que pode ser um desafio. Mas, existe normalmente muito espaço para optimizar processos.

No entanto, há situações mais complexas. Fruto de fusões e aquisições, muitas empresas deparam-se com vários softwares que desempenham as mesmas funções. O BPM, combinado por exemplo com metodologias ágeis, pode ser uma excelente solução para criar práticas de melhoria contínua nos processos.

Outras organizações sentem necessidade de identificar e automatizar tarefas aparentemente tão simples como dar resposta rápida a mensagens de correio electrónico ou orquestrar fluxos de processos em sistemas financeiros, de RH ou outros.

O BPM, em particular quando desenvolvido em low-code, permite automatizar processos de negócio tão simples como os processos de marcação de férias, compras, viagens, entre outros fluxos de trabalho comuns na generalidade das empresas, mas com impacto elevado na racionalização dos custos.

Tirando partido do low-code é também possível definir padrões de processos para que se tornem acessíveis em múltiplas plataformas. Por exemplo, os alunos de uma universidade podem fazer a matrícula e carregar os documentos necessários, através de um telemóvel, a partir de casa, retirando carga administrativa nas equipas operacionais da universidade, e simultaneamente gerando maior satisfação do utilizador (aluno).

Um último exemplo, através de Low-code BPM é possível criar rapidamente web sites ou portais com formulários e aplicações onde os clientes possam colocar questões, fazer encomendas ou pedir ajuda.

• Gestão de fluxos de trabalho: para desenhar, testar e executar interacções entre colaboradores, sistemas e dados;
• Motor de Regras de negócio: para criar regras e condições de negócio, automáticas;
• Gerador de formulários: para construir formulários web, automaticamente;
• Colaboração: ferramentas para discussão, gestão de decisões e de ideias, rapidamente;
• Analítica: para definir métricas, KPI’s e gerar relatórios, para melhoria continua;
• Integrações: para ligar dados entre sistemas e poupar dupla introdução aos utilizadores.

A escassez de profissionais de TI é conhecida de todos. E estamos também cientes que a pandemia COVID-19 veio acelerar o processo de transição digital de uma grande fatia do tecido económico. Mas, para tudo há solução e o low-code pode ser a opção ideal para a gestão dos processos de negócio, uma vez que evita a utilização de código tradicional para criar as suas aplicações.

Em primeiro lugar, o low-code é o modo mais rápido e económico de acelerar o desenvolvimento da sua organização. Além disso, o low-code tira partido de interfaces gráficas intuitivas e de assistentes de configuração adequados para, quem não é profissional de TI, conseguir mapear processos de negócio e automatizar fluxos de trabalho, mitigando a falta de recursos humanos especializados ou libertando-os para tarefas de maior valor acrescentado. É uma forma ágil para melhorar a produtividade dos departamentos e das organizações.

O low-code BPM é utilizado actualmente em organizações de todas as dimensões, mas tem-se revelado bastante relevante em organizações de maior dimensão como hospitais, instituições financeiras e até em Universidades. Normalmente, permite alcançar benefícios como:

• Agilidade: acelera a criação de aplicações baseadas em processos de negócio e automação;
• Redução de custos: ao ser mais rápido e dispensando o recurso a mão-de-obra especializada, representa uma redução de custos;
• Flexibilização da mão-de-obra: liberta a mão-de-obra especializada de tarefas que podem ser desempenhadas por outros profissionais como analistas de negócio. Por outro, permite que as pessoas do negócio consigam criar as suas próprias soluções;
• Inovação: a produtividade e a inovação saem beneficiados, pois passa a ser possível a construção de novas aplicações e soluções digitais num curto espaço de tempo, com menos investimento.

O Low-code BPM acaba por ser um facilitador da transformação digital, mas não dispensa uma estratégia de negócio robusta, sem a qual não é possível melhorar e automatizar processos de forma integrada e lógica. Continua a ser fundamental identificar oportunidades de negócio e conhecer a empresa, algo a que as administrações de topo se devem dedicar.

A correcta implementação de uma abordagem BPM passa por várias fases. Sejam cinco ou seis fases, consoante a fonte, o objectivo será que a organização procure continuamente atingir a excelência operacional. São estas as componentes essenciais:

• Design do processo de negócio como deveria existir idealmente (ToBe). Comparação com o processo pré-existente (AsIs) e determinação do que precisa ser melhorado (Gap);
• Modelar ou verificar como é que os processos de negócio decorrem em vários cenários;
• Implementar soluções de melhoria, com padronização e automação de processos;
• Monitorizar e medir o desempenho global, acompanhando as melhorias introduzidas;
• Continuar a optimizar os processos de negócio de forma iterativa.

Uma sexta componente, referida por algumas fontes, é a reengenharia, fase em que se simplifica um processo, caso este se torne demasiado complexo ou não esteja a corresponder às melhorias identificadas.

Sendo um ciclo, o retorno à primeira fase faz parte de todo o processo de melhoria contínua.

Virtualmente todos os sistemas empresariais podem beneficiar de uma abordagem BPM e, em particular, os processos críticos do negócio:

• Financeiro, compras e contabilidade;
• Vendas e Marketing;
• Recursos Humanos e gestão de Talento;
• Produção e Operações;
• Conformidade legal (Compliance)

Estes sistemas estão de alguma forma interligados com a base de dados empresarial onde uma abordagem BPM pode ir beber dados.

Unik Digital Workboard: uma plataforma Low-code BPM que se destaca

Os mesmos analistas referem que esta solução é adequada para organizações e operações de negócio que procuram a hiper-automação e que pretendem dar uma fantástica experiência ao utilizador.  Uma plataforma low-code assegura grande flexibilidade e autonomia do utilizador na definição das actividades de negócio.

A plataforma Unik low-code BPM permite criar aplicações de negócio e promover a automação digital através de processos e fluxos de trabalho definidos pelo cliente, sem necessidade de programação. É utilizada por grandes instituições financeiras no suporte ao onboarding de crédito e conformidades legais relacionadas com o crédito ao consumidor. Está presente em instituições públicas e privadas no suporte à automação de processos e digitalização. Pode autenticar-se em qualquer dispositivo e, graças a um single sign on, o utilizador tem acesso a todas as suas aplicações através da plataforma, sejam os sistemas Unik, os verticais do negócio ou qualquer outro sistema, incluindo outras configuradas pelo próprio utilizador.

É possível construir aplicações e actualizar versões facilmente entre os ambientes de qualidade e de produção. Pode começar por definir se o fluxo de trabalho é simples ou complexo, as variáveis e campos de informação que vão aparecer nos formulários. Se necessário é também possível ligar documentos a cada formulário. Pode ainda configurar regras para automação na tomada de decisões.

Cada utilizador tem a possibilidade de escolher os dashboards e os KPI que mais sentindo fazem para a sua função. Pode também definir a configuração da sua área de trabalho no desktop, os widgets e as aplicações a que vai ter acesso. É possível pesquisar por tarefas ou processos, por datas ou verificar as tarefas pendentes, seja para ter uma ideia geral seja ou para desempenhar uma acção. As acções e regras de negócio são definidas para cada processo ou fluxo de trabalho. A plataforma valida a conformidade para proceder para a próxima fase do processo em causa, simplificando filas de trabalho entre equipas e assegurando os níveis de serviço (tempos de resposta) a clientes e parceiros.

A plataforma também gera documentos ou modelos pré-definidos e preenche-os com os dados fornecidos anteriormente, no contexto do processo, ou submete formulários e documentos (a partir de templates) para outras entidades, tirando partido de um motor de BPM.

Finalmente, a plataforma Unik low-code BPM liga processos a fontes de dados ou outras aplicações através de web services, para facilitar a continuidade de processos e de fluxos de informação entre diferentes sistemas, internos e/ou externos.

Características

• Desenvolvimento assistido por Inteligência Artificial;
• Automação de processos de negócio (iFlowBPM);
• Desenvolvimento colaborativo;
• Agregação e publicação de dados;
• Gestão de implementações (hot deploy, zero down time);
• Editor de Processos Drag & Drop;
• Gestão de integrações e de interacções;
• Monitorização de desempenho;
• Modelação visual;
• Gestão de requisitos;
• Templates de Documentos;

Desenvolvimento Web e de Apps móveis (responsive).

by Ricardo Barros – Chief Customer Success Officer @Uniksystem