O Excel é uma excelente ferramenta de apoio à gestão, mas não serve para tudo. A marcação de férias dos colaboradores pode tornar-se numa dor de cabeça.

À primeira vista poderá parecer uma boa opção. Mas o Excel não foi concebido para fazer um mapa de férias e ausências de equipas. Com um portal do colaborador o trabalho será muito mais eficaz e eficiente.

Além disso, com os colaboradores (74%) a preferir trabalhar a partir de casa, mesmo depois da Pandemia, como revela um estudo da Capterra, é preciso, mais que nunca, criar condições para que a marcação de férias e ausências seja um processo simples, e na nuvem.

A solução é o Portal do Colaborador que pode ser usado «como um serviço» em particular para empresas a partir dos 50 colaboradores.

Neste artigo ficará a saber as vantagens do Portal Colaborador em relação ao Excel na vertente de preenchimento e organização de um mapa de férias. No final da leitura não restarão dúvidas sobre a melhor opção.

Ao optar por utilizar uma folha de Excel para criar um mapa de férias vai ter muito trabalho de preparação. Para começar, o departamento de Recursos Humanos vai ter de construir a folha, as fórmulas, testar, corrigir, verificar se tudo funciona como deve ser. E depois cuidar da sua manutenção.

Em seguida terá duas opções: dar ou não acesso ao mapa de férias na folha de Excel aos colaboradores:

Se não der acesso directo aos colaboradores, o departamento de Recursos Humanos terá de preencher toda a informação por eles enviada.

Terá também de despender tempo precioso a enviar mensagens de correio electrónico manuais, a aguardar por respostas (algumas atrasadas ou incoerentes).

Serão criadas mensagens com respostas em cadeia, com informação que substitui a anterior. Serão perdidas mensagens. No fundo, em bom português, «uma confusão pegada» e um sugadouro de tempo de um departamento que habitualmente já tem muito trabalho.

Além do tempo perdido a confirmar e reconfirmar os dados das mensagens e do ficheiro para verificar se o mapa de férias está de facto atualizado, há riscos acrescidos.

O Ficheiro Excel pode desaparecer, apresentar um erro irrecuperável ou até mesmo ser afectado por um vírus ou qualquer outro incidente de segurança.

Sem esquecer que, caso armazenado localmente, o computador pode avariar. Se estiver armazenado na nuvem, em ferramentas como o Google Drive ou o Dropbox, pode também ser apagado involuntariamente.

Se optar por dar acesso aos colaboradores do mapa de férias, há riscos relacionados com a privacidade de dados, pois todos podem ter acesso ás férias uns dos outros, além do risco de alteração por qualquer um dos dados de outro colaborador.

O Portal do Colaborador é a solução para resolver de uma vez todos estes problemas e ineficiências, pois pode:

• Automatizar o processo de aprovação e rejeição dos pedidos dos colaboradores na ferramenta, sem necessidade de alternar entre ferramentas;
• Receber notificações de pedidos no Portal, em lugar de ter de verificar regularmente o correio electrónico;
• Verificar que os pedidos, confirmações e alterações são actualizados automaticamente e na nuvem;
• Visualizar as marcações no mapa de férias e ausências de acordo com a necessidade do momento em formato de calendário, de cronograma ou de lista;
• Aceder ao histórico dos pedidos e confirmações em qualquer momento e em qualquer lugar;
• Partilhar apenas o que é relevante com os colaboradores, através de permissões de acesso que protegem a informação e o registo das férias de cada colaborador.

Em suma, a empresa funciona melhor e os colaboradores ficam mais satisfeitos.

A marcação no mapa de férias é apenas uma das funcionalidades do Portal do Colaborador como Serviço, nas suas instalações ou em modelo híbrido que, além de evitar a necessidade de dispor de equipas próprias especializadas, inclui muitas outras vantagens:

• Equipas mais disponíveis e mais produtivas, graças à libertação de tarefas rotineiras e sem valor acrescentado, como a marcação das férias e ausências;
• Software sempre actualizado, com a incorporação de novas funcionalidades e de actualizações frequentes para dar resposta às alterações legislativas, útil no momento de marcar férias;
• Segurança e protecção de dados é uma das prioridades, pelo que são regularmente incluídos mecanismos para essa protecção, privacidade e segurança, evitando as vulnerabilidades de uma folha de Excel;
• Flexibilidade e escalabilidade, porque são soluções personalizadas para cada cliente, com revisão de processos de TI. É possível aumentar e reduzir a capacidade contratada de acordo com a evolução do negócio, incluindo o número de colaboradores a necessitar de marcar férias;
• Disponibilidade dos serviços à medida, de acordo com as necessidades de cada cliente, com actualizações de software realizadas nos tempos de menor actividade da empresa, por exemplo aproveitando fins-de-semana ou momentos com mais colaboradores de férias;
• Redução de custos, pois dispensará a realização de grandes investimentos pontuais além de disponibilização de profissionais especializados, incluindo a construção de ferramentas em Excel pelos departamentos de RH.

Em suma, foi reinventado o Portal do Colaborador clássico.

Um colaborador pode justificar ausências e carregar os documentos necessários para a justificação das mesmas no Portal do Colaborador?

Sim, é possível ver os registos de ausências, e também registar justificações, incluindo os documentos de suporte.

A gestão pode aprovar o mapa de férias dos empregados através da visualização do mapa da equipa em que esse colaborador está integrado?

Sim, através do Portal do Colaborador self-service, os gestores podem visualizar e analisar o mapa de férias preenchido pela equipa do colaborador, antes de as aprovar.

O processo de gestão de férias pode ser gerido na integra no Portal do Colaborador?

Sim, os dias de férias a que cada empregado tem direito são automaticamente incluídas no Portal. Esta informação está disponível para o empregado para que possa agendar os períodos de férias em linha com a disponibilidade de dias.

Os pedidos de marcação de férias, bem como os pedidos de alteração, seguem um fluxo de aprovação até ao responsável do departamento que pode visualizar os pedidos da equipa.

Depois da aprovação dos pedidos, o departamento de RH pode ser notificado e essa alteração é integrada, no mapa de férias, no portal do colaborador self-service.

Esta solução é ainda mais relevante quando os colaboradores trabalham remotamente.