Onboarding digital de colaboradores: 6 coisas que precisa saber

Onboarding Digital é a solução tecnológica onde se recolhe e centraliza a informação sobre o novo trabalhador desde o seu primeiro momento.

Em sentido inverso, permite ao trabalhador tomar conhecimento sobre a sua nova entidade empregadora, equipas e perspectivas de crescimento, para que entre com o pé direito na nova aventura profissional.

Chegar ao novo emprego e não ter posto de trabalho destinado ou secretária para si, nem computador para utilizar, muito menos as aplicações ou ferramentas que precisa. Chegar ao novo emprego e não ter ninguém a recebê-lo, nem quem lhe apresente os novos colegas, ou que lhe explique como se movimentar no escritório ou no chão de fábrica, que lhe mostre o que vai fazer ou a quem vai reportar. Tudo isto acontece a muitas pessoas no primeiro dia de trabalho. Quando se apresentam na empresa, poucas pessoas na organização sabem que vai chegar.

O tempo desperdiçado a tratar de todos esses «imprevistos» e a inserir dados nos sistemas por métodos tradicionais é muito elevado. Existem estudos que referem que com uma solução de Onboarding Digital poupa-se mais de 50% de tempo em relação aos métodos tradicionais não automatizados que, muitas vezes, implicam a reintrodução de dados vezes sem conta, em diferentes sistemas.

Tome nota de outros dados relevantes sobre Onboarding:

• A retenção de empregados melhora 82% enquanto a produtividade aumenta mais de 70%, refere uma pesquisa do Brandon Hall Group;
• As novas contratações implicam, em média, mais de 50 tarefas que precisam ser concluídas durante o período de Onboarding, assinala a Sapling;
• Um estudo da Society for Human Resources Management Foundation(EUA) revela que 20% das saídas de funcionários ocorre nos primeiros 90 dias.

No final da leitura deste artigo ficará a saber o que é o processo de Onboarding Digital e como pode contribuir para automatizar processos, reter talento e incrementar a satisfação dos trabalhadores.

1. O que é o Onboarding Digital de trabalhadores?

O Onboarding é considerado por muitos autores como a fase mais importante da vida de um trabalhador na organização. É fundamental que a recepção seja calorosa até porque 20% dos colaboradores saem nos primeiros 90 dias, valor que reduz quando são bem recebidos.

É caso para referir o ditado «a primeira impressão é a que fica». E é verdade. O novo empregado sentir-se-á mais confortável e satisfeito se a empresa se tiver preparado para o receber, se ficar a conhecer as regras, os prazos e tudo o que for relevante para o seu ciclo inicial na empresa.

O software de Onboarding Digital ajuda os recrutadores e gestores de equipa a optimizar o processo de Onboarding de novos trabalhadores e a acompanhá-los ao longo do processo de contratação e formação. Estas soluções ajudam a organizar e gerir coisas como requisitos de documentação, contactos, apresentações de colegas e políticas gerais da organização.
Fonte: Capterra

Com um bom Onboarding, a documentação para o funcionário começa a ser preparada mesmo antes da sua entrada. Por isso, quando chega, e após a consulta do repositório, fica de imediato com a percepção do que é a organização (valores, cultura), qual o seu enquadramento na mesma e como poderá projectar a sua nova vida profissional. Tem ainda à sua disposição manuais e calendários de formação. Com um bom acolhimento, a retenção de trabalhadores é facilitada.

O que fica o funcionário a saber rapidamente com um bom processo de Onboarding

• O que é suposto estar a fazer?
• Como é que o deve fazer?
• Com quem o está a fazer?
• Que competências únicas traz para a empresa?
• Onde pode chegar?

fonte: Gallup

Por seu lado, a organização recolhe apenas uma vez os dados relevantes do trabalhador para dar seguimento a outros processos como a comunicação à segurança social, o pagamento de salários ou a atribuição de cartões de refeição. Porque o sistema Onboarding Digital integra com outras aplicações, dispensando a necessidade de voltar a recolher os dados.

Estando a informação relevante disponível para as restantes pessoas na empresa, cada um fica a saber que entrou um novo colega, quais as tarefas que irá desempenhar, as competências que tem e a quem reporta dentro do organigrama da organização.

2. Quando começa o Onboarding Digital de trabalhadores?

A empresa deve preparar a fase de Onboarding do novo funcionário alguns dias antes de este se apresentar ao trabalho. Nessa altura serão recolhidos os dados necessários para a o processo contratual, comunicação à Segurança Social e às Finanças, atribuição de benefícios como o cartão de refeição ou seguros, entre outros.

Esta fase – que se pode prolongar por um ano, incluindo a formação –, é uma das mais importantes no ciclo de vida do trabalhador na organização. É nesta altura que são definidos objectivos e o que é expectável da integração do trabalhador na organização, incluindo formação e hierarquia

A mensagem que a empresa passa no processo de Onboarding tem de ser clara e precisa.

Com a ajuda do Onboarding Digital, no primeiro dia na empresa, o colaborador sentir-se-á bem-vindo, e, além de saber desde logo o que tem de fazer, graças à integração com outros sistemas, terá à sua disposição:

• o seu lugar físico na empresa;
• o endereço de correio electrónico criado;
• o computador com todas as ferramentas e aplicações necessários, de acordo com o seu perfil;
• o contrato para assinar;
• documentação sobre políticas, valores, cultura da empresa;
• manuais de processos ou de formação;
• o acesso aos ciclos de formação necessárias;
• o organigrama da empresa e qual a sua posição no mesmo;
• a quem reporta hierarquicamente;

Tudo isto é possível, porque a solução de Onboarding Digital pode ser integrada com outras aplicações e processos empresariais como:

• Plataforma de Recursos Humanos;
• Processamento salarial;
• Ciclo de formação;
• Ciclo de avaliação;
• Alocação de assets (computadores, programas, cartões)
• Ferramentas de formação e avaliação;

Além disso, graças à disponibilização da informação às equipas o novo colaborador pode integrar-se também informalmente.

A plataforma de Onboarding Digital partilha os gostos de cada um, porque podem contribuir para a criação imediata de elos com pessoas com gostos semelhantes. Ler, fazer ginástica, jogar videojogos ou de tabuleiro, caminhar ou correr… Há sempre pontos comuns entre as pessoas

3. Vantagens de uma solução de Onboarding Digital bem configurada e carregada de dados

4. Quais são as informações que devem ser recolhidas/disponibilizadas no processo de Onboarding Digital?

Espera-se que o Onboarding Digital seja a rampa de lançamento para receber o colaborador de maneira rápida e eficiente.

São, por isso, recolhidas informações:

• necessárias para a elaboração do contrato;
• para traçar um perfil que é partilhado com as equipas que estarão envolvidas com o novo colaborador. É muito importante a interligação de pessoas com perfis específicos;
• sobre os passatempos do colaborador, o que faz nos tempos livres.

Do lado da empresa estão introduzidos na plataforma, para consulta dos colaboradores:

• Conjunto de informação sobre políticas da empresa e outros materiais;
• Informação sobre os ciclos de formação;

Informação sobre o que é expectável fazer no primeiro, segundo, terceiro dia, na primeira semana e por aí em diante para gerar expectativas na colaboração.

5. Por que é importante monitorizar o processo de Onboarding Digital?

Configurada e carregada de dados, a solução de Onboarding Digital permite automatizar, agilizar e monitorizar processos dentro da organização. A monitorização e acompanhamento das tarefas permitem ao sistema certificar-se automaticamente de que o colaborador está a desempenhar as tarefas de Onboarding atempada e correctamente.

Note-se que a maior parte das empresas está numa fase embrionária em matéria de Onboarding. A informação, incluindo dados sensíveis como dados pessoais, cópias de documentos de identificação, manuais de formação ou de sobre o funcionamento da organização, continuam a transitar por correio electrónico, em salas de conversação na Intranet ou fora dela. O tempo perdido a confirmar se o funcionário (ou a organização) recebeu os dados, a quantidade de mensagens que se perdem, que não se lêem e que são recebidas mas não são abertas, quando mais lidas!

Com o processo de Onboarding Digital automatizado, acompanhado e monitorizado poupa-se muito tempo e tempo é dinheiro.

Existem também soluções de Onboarding de clientes, bastante procuradas pelo sector da banca.

No plano tecnológico, a solução de Onboarding Digital, além da integração e sincronização com sistemas internos, permite automatizar e monitorizar diversos indicadores.

Como já referido são atribuídas as condições necessárias para automaticamente se desencadearem processos: o funcionário vai precisar de computador, de correio electrónico, de determinadas ferramentas e aplicações, do cartão-refeição, do contrato de trabalho, de visitar a medicina no trabalho e muito mais.

• Validação da disponibilização das regras ao trabalhador;
• Definição dos ciclos espectáveis para aquele trabalhador na organização;
• Fortalecimento da relação com o trabalhador e consequente retenção na organização;
• Motivação, integração e disponibilização de informação sobre a empresa ao trabalhador;
• Confirmação de recolha da informação necessária, de modo intuitivo, com controlo sobre o processo.

O sistema sincroniza depois com outras aplicações da empresa para poder concretizar processos de negócio, obedecendo a requisitos internos e legais que a empresa tem de cumprir:

• Processamento salarial;
• Comunicação à segurança social;
• Comunicação às seguradoras;
• Geração de cartões de refeição ou de acesso;
• Encaminhamento para a medicina no trabalho;
• Entre outros.

6. Como simplificar os processos de Onboarding Digital de colaboradores

Desconhecia-se esta forma automatizada de receber os novos colaboradores, chegou a altura de começar a poupar tempo e optimizar recursos.

A solução é procurada por médias e grandes empresas dos sectores da banca, seguros, serviços de educação, hotelaria, Administração Pública.

O Onboarding Digital da UnikPeople é a solução ideal para a sua empresa e ajuda-o a: