Onboarding: Superar as Expectativas com uma Experiência Únika

Na vida e nas empresas, muitos contratos são estabelecidos em momentos decisivos.
Para um colaborador, a assinatura do contrato de trabalho e o onboarding na empresa, é um desses momentos.

De acordo com o estudo realizado pela Society for Human Resources Management Foundation (EUA) 20% do turnover ocorre nos primeiros 90 dias. Há vários motivos que justificam este turnover, mas as expectativas e a experiência do acolhimento são sobretudo o motivo principal. Depois das expectativas (eventualmente falhadas), a liberdade que o período experimental dá ao colaborador (e ao empregador), propiciam o turnover.

Dizem-nos (e bem) que não devemos ter expectativas e que consoante o nível das mesmas, maior a queda. Concordamos, quando aplicadas à nossa vida pessoal. Discordamos com profundidade quando se aplica à vida profissional.

Quando contratamos, há uma expectativa genuína de que o colaborador/trabalhador, cumpra com as tarefas, num médio espaço de tempo, para as quais foi contratado. Que tenha a experiência profissional e académica que mencionou no recrutamento e seleção. E sobretudo que tenha as soft skills e a atitude que consideramos de primazia no mundo laboral e que é o respeito ao seu contexto de trabalho: colegas e empregador.

Do lado do colaborador, há expectativas muito válidas e que devem ser cumpridas pelos empregadores: que a posição para a qual foi contratado seja compativel com o recrutamento e seleção; que o ciclo de vida na entidade seja consequente com o onboarding; que o empregador forneça ferramentas de trabalho atuais e adequadas: boas ferramentas de trabalho colaborativo, neste momento, de trabalho remoto, e sobretudo um Portal do Colaborador onde possa gerir o ciclo de vida na empresa e possa ter sempre visibilidade do seu percurso profissional, com suporte ao progresso e a uma aprendizagem constantes.

O sentimento de pertença a uma empresa começa na empresa e é essa a sua maior responsabilidade com os colaboradores. No início do ciclo de vida de um colaborador, este sentimento de pertença que se desenvolve com mais propriedade desde o onboarding, é visto por este nas ferramentas de trabalho que lhe são facilitadas. Ter uma ferramenta de autogestão como o Portal do Colaborador e ao mesmo tempo de gestão partilhada, desenvolve para além dessa pertença, uma segurança e confiança maior na empresa.

Não havendo dados muito específicos (ou estatísticas) sobre a importância de uma ferramenta de trabalho como o Portal do Colaborador na vida profissional de um colaborador, desafiamos alguns colegas a dar o testemunho e visão profundamente pessoal sobre a importância deste portal para a gestão do dia-a-dia empresarial. As palavras que nos chegaram foram ao encontro do que antecipávamos: mais autonomia de trabalho, maior transparência, mais flexibilidade também, poupança de tempo no agendamento dos momentos laborais e pessoais, praticabilidade aquando da atualização de dados e contacto com os RH e em síntese uma maior e melhor gestão do tempo e do trabalho.

O Centre for Effective Organizations diz-nos que, cerca de 50% do tempo de um departamento de recursos humanos é investido em 2 tipos de tarefas: ou a atualizar processos internos de colaboradores ou a responder a perguntas e dúvidas de colaboradores. Convidamo-lo a calcular quantos recursos dentro da sua organização tem afetos a estas tarefas e por sua vez, ponderar connosco o tempo que poderá poupar e rentabilizar com a centralização e autonomia do colaborador na atualização dos seus dados, incluindo todas as dúvidas associadas ao contrato de trabalho.

O Portal do Colaborador reduz significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas e torna todo o processo muito mais participativo e direto (acabam-se os e-mails para os recursos humanos porque se atualizou uma morada, um estado fiscal ou outros). Mesmo os contactos e dúvidas ao departamento de RH são simplificados e mais diretos através do Portal do Colaborador. Todas as informações de contratação, de payroll, de férias, de faltas, de trabalho suplementar são simplificadas. Imagine o Portal do Colaborador como uma “Loja do Cidadão” onde o seu colaborador resolve todas as questões e é ele responsável pelo processo.
É importante desde o onboarding que o colaborador tenha a propriedade das suas tarefas como “Cidadão” dentro da empresa com uma ferramenta que deve manter atualizada e deve recorrer a todos os momentos para se informar: o Portal do Colaborador.

A gestão de pessoas em empresas cujos recursos humanos são geridos pela administração ou mesmo por uma equipa de RH, necessita de muito investimento de tempo caso essa empresa não tenha as ferramentas adequadas. Com um Portal do Colaborador, a empresa pode centralizar informações, autonomizar o colaborador no seu percurso dentro da empresa e com isso, investir tempo que se perdia em trabalho administrativo, em novas parcerias estratégicas, novas contratações, formação e desenvolvimento da equipa, entre outras.

Todas as ausências (férias, doença, apoio à família) podem ser geridas de forma autónoma pelo colaborador através do portal, com aprovação simples pelos gestores de equipa em apenas alguns segundos e com integração automática no processamento salarial. Acresce a toda a simplicidade conseguida com a automação dos processos, maior segurança nos dados e a capacidade de auditoria sempre que necessário, mitigando situações em que as expectativas poderiam não ser alcançadas ou superadas.

Ao mesmo tempo, funciona como um ponto de contacto de relevo: o Portal do Colaborador permite que a empresa informe bem os seus colaboradores de novas diretivas, de novos eventos, de políticas de remuneração, de benefícios, entre outros, de uma forma simples, rápida e atualizada.

Quando uma empresa dá aos seus colaboradores a possibilidade de ser responsável pelos seus dados, pelo seu percurso dentro da empresa, pelo seu conhecimento da empresa através da leitura das informações e notificações que são transmitidas via Portal do Colaborador, não investe só em eficiência com a poupança de tempo e recursos, investe na autonomia do colaborador, no seu engagement e no rigor dos dados que tem inseridos no Portal. Ao mesmo tempo, consegue aferir da motivação de um colaborador: um colaborador que se inteira do que lhe é informado, é um colaborador interessado e motivado. Com a maior transparência consegue-se aumentar a motivação e o engagement dos colaboradores para com a organização e para com os objectivos de negócio, num cenário de win-win.

Com um Portal do Colaborador em que desde o onboarding há uma autonomização da pessoa, obtemos mais rigor nos dados introduzidos e mais conhecimento. Todos os seus relatórios e informação de gestão (analytics) relativos a recursos humanos estarão sempre actualizados em tempo real e correctos.

Uma das melhores ferramentas do engagement é: recordar-nos sempre do que nos levou a concorrer aquela empresa e porque estamos ali. O onboarding deve ser contínuo e asseguramos que com um Portal do Colaborador pode fazer isso de forma ativa e comunicativa, ao longo do tempo e de todo o ciclo de vida do colaborador.

E, lembre-se sempre de colocar nas suas ferramentas de recrutamento e seleção, as ferramentas de comunicação e integração que tem ao dispor das pessoas que gere. Acredite que se sentirão mais seguras e conseguirá um maior capital de confiança.

Numa empresa ou organização tudo conta. Tudo faz a diferença. Pense em como quer ser reconhecido como empregador. Gostava de ser reconhecido por ser um empregador que informa adequadamente os colaboradores? Que tem uma organização interna funcional e prática? Que mantém um onboarding real e contínuo e que procura desenvolver um sentimento de pertença nos colaboradores? Hoje é muito fácil implementar processos simples de gestão de pessoas e ganhar o seu apoio e a sua confiança. Consulte-nos. Nós sabemos fazer a diferença.

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por Ricardo Barros – Chief Customer Success Officer @Uniksystem