Fazer outsourcing do processamento salarial: Sim ou não? Qual a melhor opção?

O outsourcing de processamento salarial pode ser o seu maior aliado. O processamento salarial é incontornável. Qualquer empresa tem de o fazer, todos os meses num reduzido espaço temporal, que não pode ser antecipado nem adiado. Eis as vantagens da subcontratação.

Sendo um processo que, tendo de existir, pouca mais valia tem ao ser executado internamente, a melhor opção é externalizar o processamento de salários a empresas especializadas. É uma excelente opção pois reúne serviços, software de gestão de Recursos Humanos e automação de processos.

As empresas de outsourcing de RH podem executar as tarefas com mais eficácia e eficiência e com menos erros do que realizada internamente, libertando os seus recursos destas tarefas enfadonhas e sem valor acrescentado para o seu negócio dando-lhes tempo para a tomada de decisões e gestão das operações.

Um processamento de salários imaculado deixa os colaboradores – o recurso mais precioso numa empresa – felizes, aumentado a sua satisfação e reduzindo a probabilidade de saída da empresa.

No final da leitura deste artigo ficará a saber:

• O que é o outsourcing de serviços de Recursos humanos;
• Em que situações devem as empresas recorrer ao outsourcing, nomeadamente para o processamento salarial;
• As vantagens e benefícios da subcontratação do processamento de salários;
• A que necessidades a que esta subcontratação dá respostas
• Quanto tempo pode poupar na terceirização das tarefas de processamento de salários

O outsourcing ou subcontratação de serviços de RH é a utilização de serviços externos para a gestão de todas ou algumas tarefas de recursos humanos de uma empresa. Geralmente as empresas recorrem ao outsourcing para a gestão de funções não relacionadas com o negócio.

O outsourcing de RH é uma dessas funções e tem vindo a conquistar um espaço significativo no tecido empresarial, nas últimas décadas. Esta forma de acrescentar valor ao negócio elimina centros de custos internos transformando-os num serviço externo, a custos reduzidos, o que permite às empresas libertar os recursos humanos para o desempenho das tarefas relacionadas com as operações, como disponibilizar produtos e serviços aos clientes ou tomar decisões sobre que colaboradores contratar ou prescindir.

Se pensar no seu próprio negócio, quem melhor que a sua empresa para produzir ou prestar serviços no seu sector? Ninguém, certo? Porquê? Porque a sua empresa conhece o mercado, está atento a novas tendências, à nova legislação e às mais recentes inovações específicas. E também porque quer servir melhor os seus clientes.

Pois, os prestadores de serviços de outsourcing de gestão de RH, em particular de processamento salarial, são os especialistas nestas matéria, dedicando tempo e recursos ao desenvolvimento das melhores soluções para disponibilizar e manter os clientes satisfeitos.

Historicamente, as organizações apenas subcontratavam serviços com pouco valor acrescentado, mas rapidamente passaram a contratar serviços mais ágeis e flexíveis, em suma, que lhes permitem uma gestão mais eficaz e eficiente de recursos. Hoje, o outsourcing já conquistou o seu espaço, sendo comum externalizar alguns ou todos os processos de gestão de RH:

• Processamento salarial;
• Gestão de benefícios dos colaboradores;
• Aquisição de talento.

As aplicações disponíveis no mercado têm evoluído muito e são hoje mais ambiciosas, integrando mais funções, processos e tecnologia ao serviço da gestão do talento.

Em suma, as empresas de outsourcing de serviços de RH, incluindo processamento salarial, estão a deixar se der apenas mais um fornecedores para se tornarem verdadeiros parceiros de negócio.

Leia também: Outsourcing de Processamento Salarial – Uniksystem

As empresas devem pensar em externalizar os processos com menor relevância estratégica para o negócio e simultaneamente com menor risco nas seguintes situações:

• Quando o tempo gasto em tarefas de RH é desproporcionalmente elevado em comparação com outras necessidades de negócio;
• Quando já tem processos em tribunal ou antecipa vir a ter, como resultado de falhas no processamento salarial;
• Quando não tem orçamento para contratar novos colaboradores ou pagar e cobrir os benefícios dos colaboradores de RH internos;
• Quando as tarefas de RH estão dispersas por colaboradores em diferentes departamentos;
• Falta de colaboradores de RH na empresas para dar resposta equilibrada às necessidades de contratação e gestão de colaboradores.

Mas não é apenas para “apagar fogos” que deve recorrer a este tipo de externalização de processos. Também se deve considerar a subcontratação quando as empresas não têm ainda dimensão para ter uma equipa interna de RH.

O processamento salarial é provavelmente o serviço mais externalizado no âmbito das funções de RH.

O processamento salarial é moroso, de responsabilidade e obriga a uma grande atenção detalhe. Empresas especializadas conseguem executá-las melhor que ninguém. Afinal o investimento no desenvolvimento das soluções, automatismos de processamento salarial e de contratos de trabalho ou a integração com a segurança social ascende a milhões de euros.

Ao fazer o outsourcing do processamento de salários irá poupar, porque a fatura anual de externalização de RH é mais reduzida do que o salário médio de um funcionário interno de RH. Se precisar de serviços adicionais, a poupança em relação ao que pagaria noutro sistema será ainda maior. Além do serviço ser mais económico, evitará pagar impostos sobre salários e custos de administração de benefícios.

Outra vantagem assinalável é a possibilidade de redução dos prémios de benefício para os seus colaboradores sem os prejudicar. As empresas de outsourcing de RH têm habitualmente relações de confiança com prestadores de benefícios (seguradoras, bancos), podendo a sua empresa tirar partido deste poder de negociação mais forte: mais benefícios com menor investimento.

Finalmente, está a poupar tempo, pois alguém está a tratar do processamento de salários, libertando os colaboradores internos que anteriormente tratavam dessas tarefas para o desempenho das suas atividades principais, aumentando a produtividade e eficiência da sua empresa.

Acresce que calcular as deduções e retenções de cada funcionário é complexo e os erros têm de ser evitados. É necessário calcular prémios de benefícios, deduções no vencimento relacionados com penhoras e impostos. Erros nestes cálculos podem levar a problemas com tribunais e com as finanças. É por isso que muitas empresas optam por externalizar a profissionais o tratamento do processamento salarial: Para evitar problemas e manter os colaboradores felizes.

Olhemos então para uma síntese de vantagens do outsourcing do processamento salarial:

• Poupar dinheiro;
• Reduzir prémios de benefícios;
• Poupar tempo;
• Transformar custos fixos em custos variáveis;
• Ter acessos a novas tecnologias, processos e pessoas especializadas através dos parceiros de outsourcing de processamento salarial;
• Automatizar processos;
• Mitigar erros, coimas e multas associadas ao incumprimento ou inconformidades
• Assegurar o cumprimento das obrigações laborais, fiscais
• Avalizar a conformidade de processos legais e contabilísticos;
• Reforçar a confiança e satisfação dos colaboradores;
• Garantir a segurança e confidencialidade dos dados, em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados e outra legislação;
• Partilhar riscos de negócio com parceiros externos (contratação de níveis de qualidade e desempenho);

Para dar resposta a outros desafios atuais, as soluções de processamento salarial podem ainda ser acedidas em qualquer lugar e a qualquer hora, recorrendo também à participação dos colaboradores que, autonomamente podem introduzir as suas próprias despesas, justificações de faltas entre outros documentos.

Finalmente, com o outsourcing do processamento salarial a empresas especialidades está a colocar essas tarefas nas mão de empresas especializadas no processamento salarial, que acumulam conhecimento e experiência, beneficiando também de economias de escala.

Ainda que consiga beneficiar apenas de uma destas vantagens, significa que o outsourcing do processamento salarial pode ser uma solução para a sua empresa.

Conheça o: Portal do Colaborador – Uniksystem

Praticamente todas as empresas, nacionais ou multinacionais, de todos os sectores de atividade, desde tecnológicas a hotelaria, passando por instituições financeiras podem tirar partido das vantagens do processamento salarial em outsourcing.

• O tecido empresarial nacional procura tipicamente soluções de processamento salarial que permitem o contacto, a distância, dos colaboradores com a empresa através de soluções como o Portal do Colaborador.
• Quando são multinacionais podem procurar soluções de outsourcing de processamento salarial porque não têm departamentos de recursos humanos em Portugal.
• Os escritórios de contabilidade também recorrem ao outsourcing do processamento salarial para prestar o serviço aos seus clientes.
• Como muitas outras soluções tecnológicas, com a pandemia, a procura de serviços de outsourcing do processamento salarial aumentou e assim deverá continuar a evoluir.

O salário é o valor que o colaborador recebe em troca o trabalho desempenhado. Além do salário base, o vencimento é composto por várias componentes que, no conjunto, totalizam um montante diferente todos os meses.

Ao fazer o outsourcing do processamento salarial poderá ficar descansado nestes e noutros processos:

• Recolha, registo dos inputs e lançamento de variáveis mensais (assiduidade, horas extra, etc.);
• Lançamento de variáveis mensais: horas extras, assiduidade, etc.;
• Gestão de layoff;
• Cálculo de retroativos e de Fecho de Contas;
• Registo de Despesas e ajudas de custo;
• Validação do processamento;
• Lançamento de alterações/correções e respetiva validação;
• Emissão de recibos de vencimento e mapas de remunerações;
• Emissão de Declarações mensais de Remunerações (DMR) e para a Segurança Social);
• Emissão e validação de ficheiros para Caixa Geral de Aposentações (CGA) e de despesas com pessoal (SIGO);
• Emissão e envio de ficheiros de bancos, de subsídio de refeição e de seguro para a Autoridade Tributária (AT);
• Fecho do mês;
• Envio de ficheiros para as entidades externas competentes, nos prazos legais definidos (Segurança Social, AT, Sindicatos, Fundos, Penhoras);
• Disponibilizar mapas informativos e indicadores definidos;
• Emissão de Declarações de IRS;