A segurança e saúde no trabalho é um dos aspectos fundamentais numa empresa de qualquer sector e de qualquer dimensão. Além de ser obrigatória por lei e fiscalizada pela ACT, as organizações podem melhorar os seus indicadores com o suporte de software de RH.

Colaboradores motivados trabalham com mais eficiência e eficácia. Muitas empresas têm ainda um longo caminho a percorrer para proporcionar ambientes de bem-estar e felicidade entre os colaboradores. Mas está provado que colaboradores felizes e integrados num ambiente positivo faltam menos, são mais produtivos e, por conseguinte, a empresa acaba por ser mais lucrativa. E para isso, muito contribui a segurança e saúde no trabalho e, claro, o software de gestão de Recursos Humanos. Em primeiro lugar, as aplicações tecnológicas libertam os RH das tarefas mais rotineiras, que passam a ser automatizadas, podendo deste modo libertar estas equipas para trabalho com maior valor acrescentado.

E esse valor acrescentado passa, em primeiro lugar, pela correcta integração e automatização de processos (actualização de legislação e outras obrigações internas ou externas), evitando a necessidade de confirmar se todos os dados sobre os colaboradores estão correctos e devidamente inseridos no sistema. Mas vai mais longe. Sem este trabalho a seu cargo, os departamentos de RH podem inovar na forma de fazer chegar as mensagens às equipas, criar iniciativas de bem-estar ou promover programas de saúde ocupacional.

No final da leitura deste artigo saberá:

Neste artigo iremos abordar várias vertentes das vantagens do software de recursos humanos na sua relação com as obrigações das organizações em matéria de segurança e saúde no trabalho:

1. O que é segurança e saúde no trabalho no âmbito das organizações;
2. Quais as vantagens das soluções de recursos humanos em matéria de segurança e saúde no trabalho;
3. Como podem as aplicações de RH abrir portas a maior inovação na segurança e saúde nas empresas;
4. Porque a tomada de decisão fica facilitada;
5. Como criar um programa de saúde ocupacional;
6. Como se integra a segurança e privacidade dos dados;
7. Qual é o portal único para todas as necessidades de RH

Com ou sem software de RH, as empresas têm, de acordo com o Código do Trabalho, a obrigação de promover as condições para a protecção da saúde e garantia da segurança dos trabalhadores. A legislação é vasta sendo composta por normas gerais e específicas para determinados sectores de actividade, devidamente explicadas pela entidade fiscalizadora, aAutoridade para as Condições de Trabalho (ACT). E o que têm de cumprir as empresas?

• No mínimo, as empresas têm de cumprir os princípios gerais de Segurança e Saúde no Trabalho (Código do Trabalho, art.º 281º a 284º). Isto é, informar e formar os trabalhadores na prevenção de riscos.
• As organizações podem optar pelo recurso a serviços internos, externos ou comuns ou a um empregador(es)/colaborador(es) designado(s), de acordo com lei.
• As empresas têm ainda de avaliar os riscos e definir medidas preventivas, para reduzir a ocorrência de acidentes de trabalho e doenças profissionais.

As condições básicas de segurança e saúde no trabalho são numerosas e as soluções de gestão do capital humano, em constante desenvolvimento, ajudam a assegurar que todas as políticas, regulamentação e legislação (também estas em constante mudança) estão devidamente actualizadas, optimizadas e automatizadas. E quanto mais colaboradores a empresa tiver, mais relevante se torna a simbiose entre os profissionais de RH e a aplicação que se ocupa de tarefas rotineiras, permitindo a libertação das equipas para funções de valor acrescentado.

É que a segurança e saúde no trabalho é muito mais abrangente do que apenas um exame médico no momento da entrada na empresa e uma breve consulta aos manuais/formação para prevenir os riscos ocupacionais e acidentes de trabalho.

Acompanham ainda o desenvolvimento de normativos como o modelo de referência ISO – ISO 45001:2018 – Sistemas de gestão de saúde e segurança ocupacional.

Incluir a segurança e saúde no trabalho nas soluções de RH traz consigo numerosos benefícios. Permite, acima de tudo, o acesso imediato a dados sobre a empresa ou colaboradores, em lugar de ter de se procurar documentos arrumados em pasta de arquivo físicas ou no computador.

Além disso, o departamento de RH, em particular as equipas de segurança e saúde no trabalho, irá:

• Melhorar a comunicação interna;
• Ocupar menos tempo na elaboração de relatórios;
• Reduzir as não-conformidades que podem conduzir a acidentes de trabalho;
• Cumprir princípios e requisitos necessários;
• Acelerar na tomada de decisão;

Garantem ainda que todos os envolvidos no seio da organização:

• Utilizam os mesmos workflows de monitorização;
• Detêm conhecimento atempado das formações necessárias;
• Tem a saúde monitorizada;
• Sabem quais os documentos necessários e requisitos a cumprir.

Graças a dados acessíveis e claros, visualmente intuitivos, bem organizados e, além disso, protegidos em backups, sem riscos de perda de informação. A comunicação entre o departamento de RH e os colaboradores em matéria de segurança e saúde no trabalho é simplificada. Os profissionais de RH têm oportunidade de, em caso de acidente, poder dedicar-se a todos os processos relacionados com o mesmo.

E, enquanto isso, podem criar programas para aumentar a saúde dos colaboradores e reduzir os acidentes de trabalho.

Já vimos que as aplicações para RH ou capital humano alteraram profundamente as operações nos departamentos de Recursos Humanos. E está longe de ser algo finalizado. Estas soluções evoluem à medida das necessidades das organizações, das alterações legislativas, ou da própria tecnologia, estando em processo de melhoria constante, incluindo no que diz respeito à segurança e saúde no trabalho.

O software de gestão de recursos humanos permite acompanhar o percurso de cada colaborador desde o recrutamento ao onboarding, passando pela marcação de férias e ausências e terminando no final do ciclo de vida de cada empregado na organização. Admite ainda uma elevada autonomia por parte dos empregados através dos portais do colaborador, o que poupa tempo e dinheiro à organização.

Tirando partido dos sistemas de gestão de RH, os processos relacionados com a segurança e saúde no trabalho são simplificados e optimizados. É um processo de melhoria contínua:

• Recolha e processamento de dados do colaborador, incluindo dados da segurança social e seguros;
• Automatização do processo de recolha de dados sobre o ambiente de trabalho;
• Identificação simplificada do desempenho de cada ambiente de trabalho, das necessidades de melhoria e posterior comparação entre o antes e o depois;
• Simplificação da recolha de informações relevantes sobre o colaborador;
• Automatização de processos de encaminhamento para a medicina no trabalho (obrigatória por lei e em caso de necessidade);
• Simplificação dos processos em caso de sinistro;
• Gestão dos vencimentos, em caso de ausências e baixas relacionadas com sinistros;
• Gestão da produtividade das equipas;
• Actualização constante do enquadramento legal e regulatório e também das políticas internas;
• Disponibilização, em tempo real, de informações sobre actividades em curso (auditorias, inspecções, inconformidades e coimas, etc.);
• Acesso a dashboards nos quais são disponibilizadas funcionalidades de encaminhamento de relatórios para outros colaboradores da empresa;
• Envolvimento dos colaboradores que podem inserir dados (fotografias, áudio, texto) sobre determinado local de trabalho e sugestões de acção;
• Divulgação de acções recomendadas;
• Integração das informações com outras tarefas.

O trabalho do departamento de RH, incluindo em matéria de segurança e saúde no trabalho, pode também ser acompanhado em diferentes dispositivos (no posto de trabalho, num tablet ou smartphone em qualquer hora e local).

Através da monitorização dos dados, por exemplo a avaliação de desempenho das equipas, a tomada de decisão será simplificada, poupando tempo e dinheiro.

Além da avaliação de desempenho, as organizações podem ir buscar dados aos módulos de gestão de presenças e ausências, e partir da análise desses e de outros dados, o departamento de RH tem a base para se questionar:

• Será vantajoso ter um gabinete de medicina no trabalho nas instalações pontual ou diariamente?
• Há acidentes semelhantes e recorrentes? Como podem evitar-se?
• Se há muitas baixas por tendinites ou dores de costas, será necessário investir em dispositivos ergonómicos (por exemplo ratos, teclados, cadeiras, suportes para os pés) para evitar essas doenças e faltas?
• O seguro dos colaboradores é adequado aos sinistros?

Deste modo é possível identificar a causa, definir objectivos concretos de melhoria e monitorar o seu progresso. Os objectivos podem ser:

• Reduzir a frequência dos acidentes de trabalho;
• Aumentar a felicidade no local de trabalho;
• Optimizar os pacotes de seguros de trabalho;
• Melhorar a qualidade de vida dos colaboradores no trabalho;
• Promover programas de saúde organizacional;
• Aumentar a eficiência da gestão de RH e de segurança no trabalho.
• Como criar um programa de saúde ocupacional;

As empresas gastam um montante muito elevado com despesas relacionadas com ausências por baixa, consultas médicas e outras faltas relacionadas com a saúde. Uma elevada percentagem desses custos poderia ser evitada com rotinas preventivas.

E é uma das vantagens da utilização de software de gestão de recursos humanos. Com os processos generalistas automatizados (registo de assiduidade, onboarding de colaboradores, marcação de férias, entre outros), o departamento de RH pode tranquilamente recolher dados necessários para a criação de análises e relatórios, avaliar o clima da organização, fazer testes de motivação com o objectivo de criar um programa de saúde ocupacional e melhorar, por exemplo, os indicadores de absentismo.

Um colaborador saudável, física e psicologicamente, é potencialmente um colaborador feliz. Por isso, a cultura e reputação da sua organização têm muito a beneficiar com a integração de programas de saúde ocupacional personalizados.

«A felicidade organizacional deve ser encarada como estratégia na gestão das organizações e dos seus recursos humanos»,dizem os investigadores Georg Dutschke e Álvaro Lopes Dias. «A organização é apreciada e respeitada pela comunidade, que reconhece a sua contribuição para uma melhor qualidade de vida». E a sua empresa é fonte de felicidade dos seus colaboradores, que lá passam boa parte do dia, e da comunidade?

Vários estudos citados por aqueles autores revelam que «existe uma correlação relativa entre colaboradores mais felizes e maior performance» e um dos estudos refere mesmo que os «colaboradores com um nível de felicidade baixo ficam, em média, mais 1,25 dias por mês que os colaboradores mais felizes».

É caso para ponderar qual é o nível de felicidade dos seus trabalhadores e de que modo melhores programas de saúde e segurança na organização podem contribuir para o aumento da produtividade e redução de faltas por doença, acidentes e até simplesmente «porque sim».

Comece por fazer um diagnóstico e avaliação da saúde e hábitos dos colaboradores. Deverá ter em conta actividades já desenvolvidas na organização, bem como os hábitos alimentares, de postura e de actividade física dos colaboradores.

Deverá ainda analisar o estado do moral e da motivação das equipas. Estes dados, mais subjectivos, devem ser combinados com dados objectivos como a taxa de absentismo, a taxa de acidentes quer no trajecto quer no trabalho ou as coberturas dos planos de saúde da empresa.

Identificadas as lacunas, o ideal será estabelecer objectivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART) para as mitigar ou eliminar. Se a análise apontar para um problema generalizado de ansiedade entre os colaboradores, poderá optar por programas centrados na redução da ansiedade (imagine-se: menos 20% de faltas associadas a estes problemas em seis meses) com o objectivo de detectar e prevenir o burnout no trabalho.

Estes programas devem ter em conta a cultura da empresa e os gostos e necessidades dos colaboradores. Colaboradores há que preferem exercícios de alto esforço enquanto outros preferem meditação. Qual é o perfil das suas equipas? Qualquer uma das opções é boa desde que contribua para atingir os SMART.

Os programas de saúde ocupacional devem ser devidamente comunicados internamente para que os colaboradores se motivem. De pouco vale ter a melhor iniciativa, se esta não é do conhecimento dos colaboradores ou, simplesmente, se existe incompatibilidade de horários.

Finalmente, é necessário proceder à análise dos resultados e fazer o respectivo follow-up. Com os objectivos definidos a priori, esta análise é possível. É assim que consegue perceber se vai no bom caminho ou o que é preciso ajustar. Pode fazer inquéritos, recorrer a dados sobre baixas por depressão (em particular burnout), incidência de doenças ocupacionais, entre outros indicadores.

Benefícios de um programa de saúde ocupacional

• aumento motivação no trabalho;
• diminuição da taxa de absenteísmo e de acidentes de trabalho;
• redução da insatisfação;
• incremento da produtividade;
• redução de custos relacionados com ausências motivadas pelo absentismo;
• ampliação da reputação da marca.

A segurança e privacidade dos dados está garantida nas ferramentas de segurança e saúde de trabalho integradas nas soluções de RH. A segurança é construída em paralelo com o software, by design.

Se os dados fiscais, da segurança social ou dos vencimentos são sensíveis, mais ainda o são os que dizem respeito à segurança e saúde no trabalho, em particular em caso de sinistro.

Para protecção, a informações e relatórios são armazenados em servidores na cloud acessíveis através de credenciais e palavra-passe.

Salvaguardadas, os dados de segurança e saúde no trabalho são sincronizados, seja qual a forma de acesso e disponibilizados 24/7, 365 dias por ano.

O UnikPeople – Web Portal, by Uniksystem é utilizado por algumas das melhores empresas de recursos humanos.

Este portal permite:

• Simplificar e automatizar o processo de onboarding de colaboradores (self-service na entrada na empresa);
• Reduzir os processos administrativos no departamento de RH (self-service para a actualização de dados, férias e ausências de colaboradores, aprovados por chefes de equipas);
• Gestão de horas trabalhadas, férias e ausências facilitada (check in/out presenciais ou remotos que, através de notificação são aprovados ou não pelos chefes de equipa ou RH);
• Acesso à informação de processamento de salário e recibos de pagamento detalhados;
• Gestão de avaliação de desempenho

É uma das ferramentas ideais para ajudar o departamento de recursos humanos a avaliar o desempenho de uma forma simples, contribuir para a definição de objectivos e competências para cada tipo de função e fazer o respectivo acompanhamento. Permite aos colaboradores fazer auto-avaliações e compará-las com as da administração.

Reduz as tarefas administrativas e permite aos empregados gerir os seus dados pessoais. Acima de tudo, com o recurso a ferramentas de gestão de capital humano está a incentivar a equipa de RH a procurar formas inovadoras de melhor a empresa e identificar quem na empresa tem as competências certas para determinada tarefa, além de, indirectamente, promover uma maior produtividade e sucesso da empresa.

Optimize, digitalize e automatize processos de tomada de decisões, na área de segurança e saúde no trabalho, com base em dados de gestão em tempo real com o UnikPeople – Web Portal.