Tarefas burocráticas dos RH: 8 dicas para os libertar

Sabe quanto tempo desperdiça na execução de tarefas burocráticas dos RH? Muitíssimo. Entre processamento de salários, onboarding, cumprimento de obrigações fiscais e legais, gestão de férias e ausências. São muitas horas por mês que podem ser dedicadas à estratégia e desenvolvimento de campanhas internas para envolver os colaboradores e evitar o turn-over.

Um bom gestor de Recursos Humanos deve ser carismático e ter uma visão estratégica do negócio para conseguir tirar partido e melhorar as capacidades dos colaboradores. Mas, e se esse líder passar metade do tempo a tratar de tarefas administrativas?

Por mais que se faça, as horas de trabalho têm limites. Também no departamento de Recursos Humanos. É indiscutível que independentemente da boa vontade ou do esforço que se faça impossível trabalhar mais de 24 horas por dia. Mas eliminando tarefas repetitivas pode ser mais eficiente e dedicar-se a tarefas de maior valor acrescentado.

No final da leitura deste artigo ficará a saber quanto tempo poderá poupar na execução de trabalho burocrático mediante a utilização de software de gestão de recursos humanos.

Reduza as tarefas administrativas de RH e capacite os funcionários para gerirem os seus dados pessoais, faltas, férias, ausências e muito mais. Dê tempo à sua equipe de RH para fomentar a inovação e fazer sobressair o que cada um pode fazer para contribuir ao sucesso da empresa.
Otimize, digitalize e automatize processos e tome decisões com base em informação de gestão em tempo real.

Estudos recentes revelam que mais de metade do tempo de gestores e departamentos de Recursos Humanos é gasto em trabalho administrativo, as famosas tarefas burocráticas dos RH.

Existem várias estratégias possíveis para reduzir ao mínimo as tarefas administrativas. Algumas passam pela alteração e simplificação de processos outras pelo investimento em software de apoio aos Recursos Humanos que resolvem, praticamente sem esforço, muitos dos problemas relacionados com tarefas duplicadas ou que podem ser automatizadas.

Só a hipótese de introduzir no sistema uma única vez os dados pessoais dos colaboradores, durante o processo de onboarding, ou as regras de funcionamento da empresa que poderá assim ser consultado por todos (em lugar de as enviar a pedido para cada colaborador) poupa tempo precioso em tarefas burocráticas dos RH que pode ser aproveitado no desenvolvimento de tarefas de valor acrescentado.

O custo de contratação de um novo colaborador é de cerca de 3500 dólares (directa ou indirectamente), segundo um estudo citado pela investopedia. Este valor inclui muito mais que o salário, os complementos – como o carro da empresa –, e outras compensações –­ como a atribuição de acções ou direito na distribuição dos lucros. É preciso ainda contabilizar o tempo gasto no recrutamento e selecção e posteriormente na formação e integração nas políticas da empresa. No total, pode levar seis meses, ou mais, até que o empregador comece a ver um significativo retorno do investimento na forma de produtividade total. Estudos há que apontam que em 2020/21 as empresas gastaram, mundialmente, 92 mi milhões de dólares apenas em formação.

Utilizar as ferramentas adequadas, como portal do colaborador, é uma das maneiras de reduzir as tarefas burocráticas dos RH nesta fase.

Através desta ferramenta, cada novo trabalhador pode registar autonomamente os seus dados e carregar a documentação necessária para dar os primeiros passos na empresa. Este processo pode, inclusive, começar antes da admissão, com a introdução de dados na altura do da seleção e recrutamento. A empresa está desta forma a otimizar o trabalho dos recursos humanos que poderá confirmar os dados com calma em muito menos tempo.

Com esta ferramenta:

• São automatizados os processos de onboarding;
• Cada colaborador regista e consulta a sua informação pessoal;
• Autonomamente o colaborador submete os seus documentos pessoais;
• É lançada uma notificação para que o colaborador possa assinar digitalmente o contrato.

Diretamente relacionado com o ponto anterior está a retenção de talento. Com custos tão elevados no recrutamento, seleção e formação iniciais, é fundamental não desperdiçar esse montante, otimizando e alargando, se necessário, a duração do processo de onboarding.

Existe um consenso entre os profissionais de RH de que o processo de onboarding demora pelo menos três meses, mas, muitas empresas estão atualmente a alargar o processo de integração a um ano. O objetivo é reter talento. Estudos revelam que perto de um terço dos empregados deixa o emprego apenas seis meses após a entrada, sendo que dois terços destes sai nos primeiros três meses. Um desses estudos diz mesmo que 88% dos colaboradores consideram que as empresas não proporcionam um programa de onboarding de qualidade.

A fragilidade do processo de integração é muitas vezes o motivo de saída, por exemplo diretrizes mais claras sobre responsabilidade ou porque gostariam de ter mais formação. A melhoria deste processo melhora a retenção de novos colaboradores 82% e a produtividade mais de 70%, segundo a Glassdoor.

É aqui que uma ferramenta como o Portal do Colaborador pode ajudar a melhorar a retenção do talento. A gestão e avaliação do desempenho, torna-se algo simples. Os colaboradores podem, a qualquer momento, consultar a informação sobre os seus objetivos e competências necessárias para cada tipo de função. Permite também que os funcionários façam autoavaliações podendo compará-las com as avaliações da cadeia hierárquica.

Além disso, ao tirar partido de uma ferramenta de onboarding digital, acessível em qualquer lugar e a qualquer hora, os profissionais de RH podem aproveitar o tempo passado em tarefas burocráticas dos RH, para encontrar soluções de onboarding modernas e agrado dos colaboradores:

• Formação na prática (hands-on);
• Apresentações e guias digitais
• Manuais e livros digitais;
• Vídeos;
• Podcasts;
• Grupos de discussão;
• Entre outros, que podem, na generalidade dos casos, ser consultados online.

A formação deve ser ainda variada e de acordo com as expectativas:

• Formação obrigatória relacionadas com as conformidades (por exemplo relacionadas com a segurança e saúde no trabalho);
• Processos, procedimentos e práticas de negócio;
• Formação e desenvolvimento de competências técnicas e suaves (soft-skils);
• Envolvimento na Cultura, valores e missão da empresa;
• Formação sobre produtos e serviços;
• Entre outros.

O trabalho da gestão de RH deixa rapidamente de ser monótono, para ser bem mais criativo e uma mais-valia incontornável para a empresa.

A libertação do esforço administrativo é outra das vantagens da utilização de ferramentas de gestão de recursos humanos. Estudos referem que os proprietários de pequenas e médias empresas gastam cerca de 16 horas por semana – são mais de dois dias de trabalho por semana – a tratar de tarefas e obrigações administrativas ou que a gestão de RH sente que está a gastar demasiado tempo em tarefas administrativas (55%). Com metade do tempo ocupado nestas tarefas, fica comprometida a capacidade de promover o envolvimento, a retenção de talento e, em última instância, a lucratividade da empresa ficam comprometidas.

Manter-se em conformidade com as obrigações fiscais, para com a Segurança Social ou com legislação variada é outra área na qual pode optimizar os tempo. Um estudo do Kansas City Business Journal, relativo aos EUA, refere que 44% das PME gastam mais de 40 horas por ano para estar alinhadas com a legislação e um terço gasta 80 horas anuais com conformidades.

Há duas hipóteses para reduzir estas tarefas burocráticas dos RH: a subcontratação ou a optimização das aplicações de recursos humanos nas empresas. O outsourcing pode ser uma solução para libertar os RH dessas tarefas, mas utilizar uma ferramenta como o Portal do Colaborador é outra. A produtividade, o crescimento e as vendas da empresa têm margem para aumentar.

O Portal do Colaborador permite aos funcionários introduzir autonomamente dados pessoais, férias e ausências. Esta plataforma colaborativa reduz as tarefas burocráticas dos RH poupando tempo não só à gestão, mas também aos próprios colaboradores. Para quê entregar documentos em papel, se pode digitalizar a fatura de despesas de representação assim que a paga? O colaborador evita assim, no final do mês, perder tempo à procura das faturas, a juntá-las e a entregá-las aos RH (quem nunca perdeu uma fatura?). Em minutos, RH e colaboradores, libertam-se dessa tarefa.

A plataforma colaborativa optimiza:

• Processos de baixa médica;
• Controlo de horários ou isenção de horário;
• Pedido e aprovação de despesas

A gestão de ausências, da marcação de férias ou das horas extra são outro fardo dos departamentos de recursos humanos. A solução para reduzir as tarefas burocráticas dos RH pode passar, mais uma vez, por subcontratar ou recorrer a soluções colaborativas como o Portal do Colaborador. Também nesta matéria a empresa está a libertar os RH para tarefas de maior valor acrescentado e ao tirar partido das boas práticas e lições aprendidas que estes fornecedores têm sobre estes temas o ganho será ainda maior.

A gestão de ausências está muitas vezes relacionada com o absentismo dos colaboradores, por lesão ou doença, através de políticas e processos que têm de ser devidamente partilhados tanto com colaboradores, como com chefias, tarefa desempenhada pelos Recursos Humanos.

Uma das formas de reduzir as ausências por lesão ou doença é estar em conformidade e ter planos de segurança e saúde no trabalho.  Mas é preciso gerir também as horas extra ou a marcação de férias.

No Portal do Colaborador da Unik, os trabalhadores podem fazer check-in/out quando entram e saem do serviço, mesmo em trabalho remoto. É aí que podem gerir as faltas, verificar o horário de trabalho ou solicitar folgas ou férias. As tarefas burocráticas dos RH passam a resumir-se à aprovação ou não das solicitações.

A gestão dos RH otimiza o tempo com esta ferramenta colaborativa:

• Automatizando os pedido de férias;
• Percebendo em segundo quais os colaboradores disponíveis;
• Partilhando o mapa de férias;
• Acelerando o processo de submissão de justificações de ausências

Recorde o artigo: Mapa de Férias: Portal do Colaborador vs Excel, Qual o Melhor? – Uniksystem

Sabe quantas horas por mês precisa a sua empresa para fechar o mês e calcular os vencimentos dos colaboradores? Por cada 150 funcionários é necessária uma pessoa para fazer o processamento salarial.

Com a agravante de que o fecho do mês ocorre numa determinada data (habitualmente entre 20 e 23 de cada mês) não sendo viável nem antecipar nem adiar. Ao antecipar as contas ficariam incorretas, ao adiar poria em causa o pagamento atempado dos vencimentos, contribuindo para a insatisfação dos colaboradores.

E lembre-se: se se atrasar, os colaboradores rapidamente procuram outra empresa. Afinal, muitos dos novos colaboradores deixam a empresa em apenas três meses por diversos motivos. Um atraso no pagamento seria apenas mais um.

Soluções colaborativas, com o Portal do Colaborador, permitem reduzir 70% na globalidade das tarefas administrativas. Na prática, e números redondos, em lugar de 10 horas, passa a gastar apenas 3 horas por mês nessas tarefas.

Finalmente, lembre-se que se não automatizar e melhorar os seus processos e as tarefas burocráticas dos RH ficará a perder em diferentes valências. Se não o fizer, a sua empresa sofrerá de entropia enquanto a sua concorrência ganhará terreno ao adoptar essas novas metodologias e ferramentas.

O conceito de trabalho está a mudar, bem como a cultura organizacional. É preciso tomar medidas para transformar o ambiente tradicional em algo mais dinâmico – como o mundo experimentou durante a pandemia de 2020/21 –, tirando partido da inexistência de barreiras de tempo e espaço.

O software de recursos humanos pode ajudar as empresas a dar resposta a este desafio. Em 2021, dois terços das empresas terão investido em tecnologias de experiência humana, segundo antecipou a IDC a priori, o que, naturalmente, inclui incluindo a experiência do utilizador interno. Ainda não é tarde para apanhar o comboio em andamento.

Em 2023, 70% das companhias europeias usarão tecnologia que permite a existência de um local de trabalho sem fronteiras. É fundamental integrar também software de Recursos Humanos, como o Portal do Colaborador, da UnikSystem, no ecossistema de aplicações necessárias para desempenhar tarefas de menor valor acrescentado (como o onboarding de colaboradores) com rapidez, em qualquer lugar e em qualquer hora.

Em suma, todas estas melhorias podem ser conseguidas através de aplicações flexíveis de RH, desmaterializando processos, otimizando e eliminando tarefas burocráticas dos RH. Eis o resumo de algumas das vantagens da utilização de uma solução de apoio à gestão de capital humano na nuvem:

• Economizar recursos, incluindo tempo: o investimento numa solução de gestão de capital humano é proporcionalmente mais baixo do que aquele investido em pessoas para executar tarefas burocráticas dos RH repetitivas. A recolha de dados é simplificada, sem necessidade de recursos físicos, de equipamentos, computadores ou servidores específicos. Imagine ter 30 horas adicionais para se dedicar à estratégia de RH. É o tempo que gasta no processo de seleção e recrutamento de um colaborador ao longo de um ou dois meses!
• Poupar em espaço: Com os valores dos espaços comerciais e de serviços a disparar, é fundamental otimizar o espaço. Já penso em quando espaço está a ser ocupado pelo «Arquivo Morto». E se estivesse tudo digitalizado, dispensando o suporte físico em papel? Quantas salas libertaria?
• Otimizar processamento de salários, controlo de assiduidade e outros processos consumidores de tempo num ambiente acolhedor. Como já referido, sem software de RH de qualidade, precisará de um funcionário, totalmente dedicado, várias horas por mês para processar os salários de cada 150 colaboradores. São tarefas que não se podem distribuir ao longo do mês, têm de estar concentrado numa determinada janela temporal reduzida. No entanto, apenas uma pessoa não tem tempo útil para o fazer atempadamente, especialmente se forem 300, 600 ou 1200 colaboradores. O software de RH permite poupar centenas de minutos no cálculo de contribuições, pagamento de impostos e alocação de fundos. Pode utilizar essas horas para desenvolver bons manuais de acolhimento para que o novo colaborador se sinta em casa desde o primeiro minuto, limitando o turnover. Além disso o software, que tem uma interface agradável, inclui as fórmulas recalculadas e seguras, com os dados relevantes acessíveis a cada colaborador. No Excel, um passo em falso – dos RH ou de um colaborador – e pode perder-se num instante horas de trabalho.
• Garantir conformidade em menos tempo: Existem processos que estão além do seu poder de controlo. Estar em conformidade com todas as normas legais e fiscais pode ocupar 20 horas por mês. Ou até mais. Nos EUA, de acordo com um artigo do Kansas City Business Journal estas podem ocupar mais de 80 horas por ano. Os fornecedores de software de RH têm departamentos especializados na actualização dessas matérias. Para si, basta alocar os colaboradores à opção correcta.
• Tirar partido da nuvem. Com todos os dados acessíveis à distância de um clique em qualquer hora e lugar, a gestão de capital humano tira partido do trabalho colaborativo, envolvendo cada colaborador no respectivo processo. Em caso de dúvida é simples alertar o colaborador e acelerar o processo. Apenas na gestão de benefícios de saúde, os departamentos de RH podem gastar 1,6 horas por semana apenas em trabalho administrativo. Com o software de RH este tempo pode ser aproveitado para desenvolver campanhas de envolvimento das equipas na cultura, valores e missão da empresa. Ao remarem todos para o mesmo lado, a empresa vai mais longe.