Os workflows são fundamentais nos processos de procurement, ajudando as entidades a gerir e controlar as várias etapas do processo de aquisição de bens e serviços. Através de workflows, as entidades conseguem definir e automatizar as diversas etapas do processo, desde o pedido de requisição, à integração de metadados nos ERP financeiros, garantindo assim que todos os envolvidos seguem um fluxo de trabalho consistente e eficiente.
Vantagens do uso de Workflows nos processos de procurement?
São enumeras as vantagens do uso de workflows nos processos de procurement.
Desde logo permitem a padronização e a otimização dos processos de procurement, incorporando regras e validações automáticas, que garantam a conformidade com as políticas e procedimentos de compras da própria entidade.
Significa que, independentemente do departamento ou da pessoa responsável pela aquisição de um bem ou serviço, o processo seguirá as mesmas etapas e regras.
São por isso mais transversais, mais transparentes, mais ordenados (uma vez que seguem fluxos sequenciais de procedimentos) e por isso menos sujeitos a tentativas de fraude e a erros humanos.
Podem ser acompanhados por todos os envolvidos a qualquer momento, sabendo estes, sempre, em que etapa o processo se encontra, quem é a pessoa responsável por essa etapa específica e quais os documentos que compõem o processo, validando aqueles que são de carater obrigatório.
Assim, há uma responsabilização de cada um, perante todos os outros, da SUA etapa no processo, sabendo sempre cada interveniente o que tem que fazer, quando e como.
Com a incorporação de workflows, torna-se evidente onde ocorrem os “bottleneck”, ajuda a evitar atrasos, permite monitorizar custos e garante que as aquisições são efetuadas dentro dos orçamentos definidos.
É sobretudo uma forma de controlo e simplificação que poupa tempo e recursos, libertando tempo para as tarefas de valor acrescentado.
Como garantir conformidade com os processos de procurement definidos pela empresas?
Por fim, os workflows ajudam a garantir que as empresas estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis. Ao definir um processo consistente e bem documentado, podem demonstrar que estão a seguir as políticas e procedimentos adequados em relação à aquisição de bens e serviços. O que pode ajudar a evitar multas e penalidades decorrentes de violações regulatórias.
Como o Data Capture pode otimizar os processos de procurement.
Os processos de procurement podem estar intimamente relacionados com soluções de Captura de dados de várias maneiras. A Data Capture refere-se à automação de processos de negócios que envolvem documentos, onde tecnologias como reconhecimento de texto, inteligência artificial e Machine Learning são utilizadas para automatizar a extração e processamento de dados de documentos.
No contexto de procurement, os processos de aquisição envolvem frequentemente a manipulação de vários tipos de documentos, como solicitações de compra, cotações, propostas, faturas e contratos. A automação de tarefas de processamento de documentos com soluções de Data Capture pode tornar o processo de procurement mais eficiente e preciso, reduzindo o tempo e esforço gasto em tarefas manuais e aumentando a precisão dos dados extraídos.
Por exemplo, a solução de Data Capture pode ser usada para automatizar o processo de extração de dados de uma fatura, permitindo que a informação seja registrada diretamente num sistema de procurement, sem a necessidade de entrada manual de dados. Não só economizando tempo, mas também reduzindo erros humanos e minimizando o risco de fraude.
Outra área onde a tecnologia Data Capture pode ajudar é em gerir contratos. O Portal Data Capture pode ser usado para extrair automaticamente informações relevantes de um contrato, como prazo de validade, renovação automática e cláusulas importantes. O que ajuda a garantir que os contratos sejam monitorizados de perto e geridos adequadamente, evitando o risco de violações de conformidade ou penalidades.
Em suma, as soluções de Data Capture podem ser uma adição valiosa para os processos de procurement, permitindo que as empresas automatizem tarefas manuais e aumentem a eficiência, enquanto reduzem erros e minimizam riscos. Ao integrar a tecnologia Data Capture nos seus processos de procurement, as empresas podem colher benefícios significativos em termos de produtividade, eficiência e conformidade regulatória.
