8 respostas às suas perguntas sobre compliance de RH

A compliance de RH permite às empresas automatizar processos e valorizar as pessoas, sem preocupações.

A gestão dos Recursos Humanos tem evoluído e melhorado assegurando a compliance de RH, com o apoio das tecnologias de informação.

Numa primeira fase, estas aplicações centravam-se apenas na automatização de processos como por exemplo, aqueles que assegurassem o cumprimento de procedimentos legais e contabilísticos. Hoje, as aplicações vão mais longe e contribuem para a conformidade dos RH em matéria de normas internas, avaliação de desempenho ou mediação de conflitos.

Num país no qual a remuneração bruta mensal média foi de 1 361 euros em 2021, atribuir salários acima da média poderá não ser o suficiente. A concorrência está mesmo ali ao lado e trabalhar no estrangeiro, com melhores vencimentos, há muito que deixou de ser algo inalcançável. É importante trabalhar para valorizar e reter os recursos humanos e evitar que alguma coisa falhe em matéria de compliance de RH.

Afinal, como se diz, as pessoas são o activo mais valioso de um negócio. E precisam de estar motivadas e envolvidas com a organização para melhorar o seu desempenho.

1. O que faz o software de gestão de compliance de RH?

Antes de nos focarmos na compliance de RH, importa recordar que, hoje, o software de RH faz muito mais do que ajudar no processo de contratação, no controlo de horários e assiduidade, na garantia de que as contas estão certas para cada colaborador e de que os pagamentos são atempados.

2. O que é e porque é tão importante a compliance dos RH?

A compliance dos RH, em português, conformidade dos Recursos Humanos, é conseguir assegurar que todos os requisitos legais e contabilísticos são cumpridos. Por exemplo a admissão na segurança social ou a inclusão no seguro de acidentes de trabalho da empresa, bem como outros processos internos ou necessários para o funcionamento de uma organização. Incluem-se, assim, também processos da organização como o onboarding dos colaboradores, a avaliação de desempenho, programas de formação e até mediação de conflitos. Os colaboradores precisam sentir-se envolvidos e tudo isto contribui para o aumento da satisfação e em última instância, para a retenção de talento.

3. O que acontece quando a empresa não está em compliance de RH?

4. Falamos de compliance de RH tanto ao nível dos processos como das pessoas?

Precisamente. A compliance de RH inclui a entrega de relatórios legais, como o relatório único anual, o preenchimento de requisitos mensais, uma miríade de mapas legais que devem ser entregues à Administração Pública e outros organismos. São documentos que o sistema extrai automaticamente, devidamente configurado de preferência por pessoas experientes, poupando tempo e evitando o erro humano.

Existem também processos de compliance de RH interno, que é necessário que funcionem com agilidade e que são cobertos pelas soluções de gestão de RH, como por exemplo, a avaliação de desempenho, um procedimento formal e produtivo para medir o trabalho e os resultados de um colaborador/trabalhador com base nas suas responsabilidades profissionais. Aumentar a satisfação do colaborador nunca foi tão importante como na atualidade.

5. Quais são os destinatários dos documentos de compliance de RH?

São muitas as entidades para as quais é necessário enviar os documentos. Em comum, todas as empresas têm de enviar dados para as Finanças e para a Segurança Social, mas há documentos específicos para cada sector de atividade, pública, privada, sector de educação, entre outros.

Além disso, existem os documentos internos essenciais para o bom funcionamento da empresa. Para que o departamento de Recurso Humanos se foque nas suas tarefas de valor acrescentado, os softwares de apoio aos RH têm esses procedimentos automatizados e procede à emissão dos documentos de acordo com os requisitos definidos. Naturalmente, como em qualquer solução tecnológica, é fundamental que os olhos humanos passem pelos dados para se certificar de que tudo está correto.

Além de facilitar o cumprimento de todas as obrigações legais na relação com o Estado, o compliance de RH interno é fundamental.

Só cumprindo as regras pré-definidas é possível gerir as pessoas sem sobressaltos, incluindo a gestão de processos internos como a avaliação do desempenho, o bom encaminhamento da formação.

Só assim os colaboradores conhecem e se envolvem com a empresa desde o primeiro momento. Chegar a uma empresa e saber quais são a missão, a visão, os valores, a estratégia ou as normas mais detalhadas faz com que o colaborador se sinta integrado, desde o primeiro momento.

Conta-se que uma vez perguntaram a um funcionário que varria o chão de fábrica na NASA qual era o objectivo do seu trabalho, ao que ele respondeu: explorar o Espaço. Essa é a visão da NASA e de todos os seus funcionários: «Exploring the secrets of the universe for the benefit of all».

É este tipo de compliance de RH e envolvimento que qualquer empresa pretende para os seus funcionários desde a mais modesta posição à administração de topo. É este tipo de envolvimento que sistemas de recursos humanos bem configurados permitem alcançar.

Os sistemas são ajustáveis e configuráveis às especificidades de cada organização, desde regras ao controlo e execução das tarefas como objectivo final de motivar, envolver, ajustar as competências dos colaboradores às necessidades das empresas.

Com a compliance de RH ajustado ao clima organizacional, as empresas podem contribuir para o desenvolvimento de cada colaborador individualmente, atingindo assim taxas de retenção de talento mais elevadas que outras empresas do mesmo sector de atividade.