Colaboração Inclusiva: Tudo o que precisa de saber em 2022

No novo normal, as plataformas digitais são essenciais para assegurar a colaboração inclusiva nas empresas.

Este ano, o encontro do Fórum Económico Mundial voltou ao presencial, em Davos (Suíça), e posicionou a “forma de trabalhar” no tópico da agenda. Com o tema “Working Together, Restoring Trust“ (Trabalhar juntos, restaurar a confiança), o Fórum emite um claro grito de alerta para a importância da colaboração inclusiva. Mas também sobre o seu impacto na vida dos colaboradores e das empresas. Trabalhar em conjunto tem sido sempre o core do sucesso dos negócios, mas “desde 2020 que passou da banda sonora para o ato principal”.

O clamor da melhor colaboração inclusiva, e das estratégias efetivas para um crescimento conectado para resolver problemas, é global. Mas desafiante. O novo normal é feito de equipas geograficamente dispersas e de ambientes de trabalho multiculturais. Hoje é normal, designadamente em empresas de novas tecnologias, integrarmos membros paquistaneses, indianos, bengaleses. Com ingleses, irlandeses e portugueses, em empresas que, na verdade, só ocupam um piso de open space. O mercado de trabalho deixou de ter fronteiras e as empresas podem recrutar e reter talentos à medida da especificidade das tarefas. Mas como é que se gere uma vasta equipa espalhada pelo mundo?

“É preciso restabelecer a atmosfera de confiança de que precisamos para acelerar a ação colaborativa e enfrentar os múltiplos desafios que enfrentamos”, realça Klaus Schwab, chairman do Fórum Mundial Económico.

Certo. A ação colaborativa, contudo, tem hoje outras exigências. As novas formas de trabalhar mudaram a forma como pensamos e gerimos as equipas. Num mundo de incertezas pós-pandemia ficou claro que as plataformas colaborativas digitais são um must-have nas empresas. O trabalho remoto e hibrido tornou-se um standard. E os Recursos Humanos já não podem apenas depender dos emails e do telefone para comunicar com uma equipa geograficamente fragmentada. Como é que aplica então na prática o chavão crucial que é a colaboração inclusiva?

… mas a colaboração inclusiva não pode ser uma dor de cabeça para os lideres e para os Recursos Humanos. O mundo do trabalho mudou e tornou-se evidente que é necessário plataformas extra para aumentar a eficácia e ganhar na eficiência. O mundo avança mas a comunicação continua a ter coroa de rainha nas empresas. São necessárias plataformas que sustentem uma forte e saudável colaboração inclusiva. Uma colaboração que inclua todos os colaboradores da empresa.

Clareza e simplicidade:

Uma das vantagens de uma plataforma Portal do Colaborador é precisamente reforçar a comunicação nas equipas, de forma clara. E simples. Partilhar um assunto complexo por email à equipa é um desafio. Mas recorrer ao Portal do Colaborador para submeter ou aceder a informação, é intuitivo e simples.

Eficiência:

quando é possível comunicar e colaborar com as equipas, sem obstáculos, essa comunicação traduz-se em maior produtividade. E estamos no caminho da eficiência.

Engagement:

O mundo mudou e o sentimento de pertença está no topo da Global Human Capital Trends, um dos relatórios mais importantes na área dos Recursos Humanos e que posiciona a importância do engagement para o sucesso da organização. Quanto mais conectados estão os colaboradores, maior a performance da empresa. O engagement melhora a satisfação dos colaboradores, aumenta a retenção de talentos. Baixo engagement deve-se, entre outros fatores, à falta de comunicação. Comunicar à distância é um desafio. Mas também é cada vez mais uma estratégia inteligente para aumentar a performance dos colaboradores a longo prazo. A satisfação do colaborador e a sua experiência na empresa são potenciadas por plataformas como o Portal do Colaborador. O Portal do Colaborador pode acompanhar toda a jornada do colaborador na empresa, desde o momento em que é recrutado, avaliado, reconhecido até ao final da sua estadia na empresa.

Confiança:

As empresas precisam de oferecer ferramentas colaborativas que promovam a colaboração inclusiva. É preciso comunicar com clareza com todos os colaboradores dispersos no mapa ou apenas em remoto. As empresas que oferecem uma comunicação clara, transparente, reforçam a confiança com as suas equipas.

A colaboração requer inclusão. A colaboração inclusiva é a resposta para muitos dos desafios e ameaças que as empresas enfrentam atualmente. Empresas, start-ups, grandes e pequenas indústrias deparam-se com esta necessidade urgente de utilizar plataformas ajustados à diversidade dos seus colaboradores e que lhes permitam tomar decisões.

Uma plataforma como o Portal do Colaborador é uma plataforma de colaboração inclusiva. Porque é para todos. E ter um portal que comunica com todos os colaboradores, a empresa vai mostrar às equipas que é possível produzir mais e melhor. A colaboração inclusiva vai ajudar a reter os talentos dentro de portas. É por isso que, mais do que nunca, as organizações focam-se em novas formas de trabalhar, suportadas em ferramentas de colaboração que permitam facilitar tarefas, partilhar feedbacks.

Os gestores necessitam de encorajar e motivar os membros da equipa. Algo tão simples como proporcionar aos colaboradores que façam uma autoavaliação para comparar com a avaliação do gestor é um passo no sentido do engagement. E é uma alternativa ao just asking: “há aqui alguém que quer dar o seu feedback?” A pergunta do superior em sala de reunião nem sempre conquista a plateia, por mais que se eleve a voz.

Os Recursos Humanos têm hoje uma missão adicional: criar ambientes que encorajem os colaboradores a sentirem-se parte da empresa. E uma das opções essenciais é recorrer à tecnologia. No Portal do Colaborador, os colaboradores são convidados a fazerem uma autoavaliação e a compararem com a do gestor. É possível definir os objetivos e as competências das suas funções, monitorizando a sua evolução. A ideia é transformar a avaliação de desempenho das suas equipas numa tarefa simples. E útil.

E essencial. Porque – lembrete -,  a cultura de colaboração inclusiva é também uma cultura de feedback.

Recentemente, a Harvard Business Review partilhou os resultados curiosos de uma extensa pesquisa com líderes de várias áreas de negócio. De acordo com os dados obtidos, o reconhecimento dos colaboradores pelo seu trabalho tem impacto na produtividade, performance e retenção dos colaboradores. Outros estudos garantem que mesmo o feedback negativo que nenhum superior gostaria de dar, é “bem recebido” pelo colaborador. Já em 2016, o trabalho Global Human Capital Trends da Deloitte University Press sublinhava que a “o mundo do feedback está a explodir (…) As pesquisas de engagement estão a ser substituídas por ferramentas que ‘escutam’ os colaboradores, check-ins de feedback regulares pelos superiores”. Todas estas novas abordagens têm dado origem à ‘escuta do colaborador’, um importante novo papel para os Recursos Humanos”. A tendência de 2016 confirma-se uma certeza em 2022. O feedback é essencial nas empresas e pode ser assegurado, de forma simples, objetiva e eficiente, com a ajuda do Portal do Colaborador.

Natalie Baumgartner dedicou a sua carreira a aconselhar empresas de várias dimensões, desde pequenas e médias empresas a grupos incluídos no Top 500 da revista Fortune. Diz Natalie, especialista em engagement dos colaboradores, que o feedback é essencial para uma liderança forte.

Atualmente, falar em crescimento é falar de ferramentas que assegurem e promovam uma cultura de colaboração inclusiva. A colaboração inclusiva está no top of mind das empresas.

A cultura de colaboração inclusiva transcende os espaços físicos e as diferenças na língua ou hábitos. É uma cultura que, implementada, aumenta a criatividade, a inovação, a transparência da comunicação. É a cultura das novas equipas virtuais e híbridas, marcadas pelo ritmo da globalização.

O mundo do trabalho está em constante mudança, mas há temas macro que se mantêm constantes numa empresa. Os colaboradores continuam a necessitar de comunicar férias ou alterações de morada. E, quer seja em modelo presencial, híbrido ou remoto, há procedimentos que não podem travar a produtividade com perdas de tempo administrativas. No que toca a soluções inclusivas, devem ser acessíveis a todos os colaboradores, quer se encontrem no escritório, em casa ou na China.

O Portal do Colaborador permite aos próprios colaboradores atualizarem dados pessoais, períodos de férias, ausências. Permite comunicar dados como isenção de horário ou despesas para validação. Tudo isto em regime self-service.

O facto de os próprios colaboradores poderem registar e consultar informação pessoal é um passo gigante na otimização da gestão de recursos humanos. Ferramentas colaborativas como o Portal do Colaborador reduzem significativamente o esforço dos Recursos Humanos. E não só. Todos os envolvidos poupam tempo.

Otimização de tempo

Colaboradores poupam tempo, pois, de uma forma simples, e mesmo quando estão em trabalho remoto, podem gerir faltas, verificar horários de trabalho ou solicitar folgas. Também os superiores poupam tempo, ao aprovar as situações das suas equipas, diretamente no portal. Tempo é… produtividade!

As soluções digitais colaborativas “engajam” assim a equipa, permitindo o seu crescimento e anulando a distância que separa os diferentes elementos. Como defende Tsedal Neeley, professora na Harvard Business School, nos Estados Unidos da América, o primeiro grande desafio de uma equipa líder global é procurar anular a distância que separa os elementos.

Receber notificações para aprovar pedidos de colaboradores, numa plataforma única para todos, não é equivalente a preencher tabelas de excel, enviar emails em bcc ou empilhar pilhas de documentação em dossiers.

Uma plataforma colaborativa como o Portal do Colaborador permite partilhar guardar e partilhar documentos e ficheiros. É possível criar e partilhar checklists mediante as diferentes funções dos colaboradores. É possível organizar trabalho.

E comunicação é produtividade. O mundo moderno implica novas regras no mercado. A intuição tem por vezes custos demasiado elevados. E a sorte dá muito trabalho. As decisões estão cada vez mais suportadas em informação. As plataformas colaborativas permitem reunir, de forma organizada, informação extremamente útil para as empresas.
Informações objetivas, como elementos dos colaboradores, reduzem as possibilidades de cometer erros e proporcionam métricas valiosas para a organização.

É preciso manter as equipas permanentemente informadas.

As empresas de sucesso dependem da transparência, defendem os especialista em Recursos Humanos. Citando a revista americana Forbes, “a transparência no negócio é o processo de ser aberto, honesto e direto sobre vários procedimentos da empresa.

As empresas transparentes partilham informação relacionada com a performance, processos internos…”. Na Era da Informação, prossegue o autor do artigo, pede-se uma comunicação e transparência fortes. Porquê? A transparência é valorizada. Por colaboradores. E por clientes: vários estudos concluem que 90% dos consumidores seriam leais para com uma marca transparente.

As plataformas colaborativas como o Portal do Colaborador fomentam a transparência no local do trabalho. Uma transparência que é valorizada com satisfação pelos colaboradores. E que se traduz em resultados, crescimento.

Plataformas para empresas ágeis

Os tempos modernos têm obrigado as empresas a caminhar no sentido de uma maior flexibilidade. Picar o ponto é praticamente uma lenda em alguns contextos e setores de negócio. Pelo contrário, os horários são flexíveis, os contratos são híbridos, os colaboradores trabalham remotamente. Há um universo bem distinto de colaboradores para gerir, dispersos no mapa.

E todos os membros da organização têm que abraçar a mesma cultura e sentirem que fazem parte dela. Sem uma estrutura fluida, é difícil “segurar as pontas”. Sem uma colaboração inclusiva, é difícil remarem todos no mesmo sentido. As empresas devem adotar plataformas de colaboração que reduzam a complexidade do processo. O Portal do Colaborador tem a vantagem de simplificar toda a informação e conectar as equipas de vários departamentos. As plataformas colaborativas são provas de agilidade das empresas. Porque ajudam as empresas a ajustarem-se a novas realidades.

Estudos afirmam que as empresas ágeis têm maior probabilidade (55%) de crescerem financeiramente do que a maioria das empresas.          

Uma plataforma como o Portal do Colaborador proporciona que vários departamentos comuniquem, trabalhem juntos e atinjam objetivos juntos. Uma plataforma colaborativa como o Portal do Colaborador tem a vantagem de acontecer no plano digital. E ao digital, todos os colaboradores podem aceder: gestores, clientes, etc.

É importante escolher a plataforma certa. A melhor forma de as empresas manterem e defenderem a colaboração inclusiva é recorrer a ferramentas digitais que assegurem os seus objetivos.

As empresas que ainda não utilizam uma ferramenta digital têm a oportunidade de começar agora a pesquisa. Especialmente as empresas constituídas por colaboradores distribuídos por vários países, com horários distintos e equipas diversas. Não contratar um talento devido à sua zona de residência não é desculpa em 2022. As plataformas colaborativas digitais conseguem juntar e abranger as equipas inteiras. E ajudam a transformar obstáculos em oportunidade.

A colaboração inclusiva pode assentar em plataformas digitais quando as equipas estão distantes, mas os objetivos são comuns. Colaborar e comunicar são termos intemporais. Apenas os formatos se vão ajustando às novas realidades e contextos. Por exemplo, de acordo com uma pesquisa, 53% dos colaboradores usam o WhatsApp e o Facebook Messenger para fins de trabalho, mas 68% responderam que deixariam de usar se tivessem melhores ferramentas de comunicação interna.

Cada empresa deverá escolher a plataforma colaborativa que melhor vá de encontro às suas prioridades. É uma necessidade para ‘ontem’: porque a falta de informação e a fraca comunicação cria mal-entendidos que prejudicam todos os dias a performance.

Como o trabalho híbrido veio para ficar, cabe às empresas descobrir as melhores ferramentas que assegurem a sustentabilidade do ‘novo normal’. Os colaboradores querem trabalhar em regime híbrido. Segundo um estudo do National Bureau of Economic Research, o modelo híbrido pode reduzir as taxas de despedimento numa empresa em 35%. Mas a verdade é que, embora os colaboradores pretendam a opção híbrida, estudos confirmam que estes colaboradores mantêm algumas preocupações com a nova forma de trabalhar. Revelam preocupações, nomeadamente com:
– colaboração eficiente;
– segurança
Quarenta por cento dos inquiridos responderam que criar uma experiência de qualidade para as equipas híbridas é um grande desafio.

É importante escolher ainda uma ferramenta que proteja os dados pessoais dos seus Recursos Humanos. O Portal do Colaborador da Uniksystem, recolhe, armazena e elimina dados em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados.

O RGPD é um regulamento europeu que obriga as empresas de todos os setores a agir em conformidade com a legislação. O não cumprimento destas regras implica coimas elevadas. Além dos danos de imagem e reputação.

Construir uma cultura inclusiva nunca é uma tarefa completa. Mas no novo normal, as empresas que apostam em plataformas digitais colaborativas já estão um passo à frente.

Na linha da vanguarda da Colaboração Inclusiva, ferramentas como o Portal do Colaborador envolvem as equipas, facilitam tarefas, resolvem problemas, aumentam a eficiência, motivam os colaboradores a darem feedback. Fazendo a diferença.